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Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas está relacionado à gestão de documentos. Informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas eletrônicas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas acabam sendo entraves para uma gestão documental mais eficiente. Nesse contexto, a digitalização de documentos permite que dados importantes possam ser acessados de maneira rápida e funcional, além de contribuir para a redução do uso de papel.
A falta de dados não estruturados acaba gerando vulnerabilidade para a segurança, ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão gerencial. Nesse contexto, além da eliminação de documentos físicos, com a digitalização do acervo, a consulta aos processos fica mais fácil, permitindo o rastreamento das atividades administrativas. Nossa solução ECM/Archiving transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem integramos captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.
Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores da organização, o que inclui RH, Administrativo, Jurídico,, Engenharia, Qualidade, Projetos, dentre outros. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência. Oferecemos também softwares de armazenamento e gerenciamento em nuvem, como é o caso do KeyDrive e do GREENDOCS. Essas ferramentas permitem que os usuários compartilhem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Saiba mais clicando aqui.
E como funciona o processo de Archiving?
O processo de Archiving consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. Juntamente com o sistema ECM/GED, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.
Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes.
Realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade de dados específicos quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo — além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. O acervo físico (já digitalizado e inservível) é encaminhado para o descarte correto junto a empresas especializadas nesse processo.
Nesses locais os documentos são retirados das caixas e colocados dentro de uma máquina, chamada enfardadeira. O equipamento prensa o papel, agrupando-o em fardos que são enviados posteriormente a usinas de reciclagem. A redução do uso de papel e seu reaproveitamento após o correto descarte (reciclagem) também está alinhado às boas práticas de ESG — Environmental, Social and Governance.
Maior produtividade e retorno sobre o investimento — ROI
A organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.
Estudo do provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, Nucleus Research, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais.
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