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A A1 Engenharia está há mais de 18 anos provendo soluções integradas em 4 segmentos de negócio: engenharia, fabricação, montagem e energia. Está localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba, e atende a clientes como Klabin, Fíbria, Suzano, entre outros.
Na engenharia, a entrega é o documento. Portanto, um dos maiores desafios é encontrar a solução mais adequada e eficiente para gerenciar uma grande quantidade de informação e processá-la de forma segura e eficiente. A Coordenadora de Documentação Técnica de Engenharia e Informação, Ana Carolina Araújo, é a responsável por esse processo na A1.
Ela relata que inicialmente utilizavam um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio. Com o passar do tempo e o aumento de informações, “ esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Diante desses problemas, houve a necessidade de buscar outra solução.
Partiram então em busca de uma ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos. “Conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades”, afirma Ana.
A1 Engenharia, localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba.
Conheceram o Greendocs, solução da W3K Tecnologia, em 2015, e começaram a planejar o modelo que precisavam para sanar seus desafios. Iniciaram com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em Santa Catarina. A Coordenadora afirma que “venderam detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto”. A A1 produzia documentos que o cliente acessava remotamente na planta. “Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final”, reforça.
O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia. Em 2016 iniciaram outros projetos com o sistema e, em 2017, 99% dos projetos já rodavam na plataforma. Em 2018, criaram novos ambientes de controladoria e viabilidade e hoje o Greendocs já não tem seu uso restrito à engenharia. Com o sucesso da solução já consolidado, foi concluída, em 2019, o projeto de migração dos documentos do módulo de SGQ, Sistema de Gestão da Qualidade e de todos os documentos técnicos de engenharia.
Atualmente, a A1 é responsável por gerenciar toda a documentação de um empreendimento da Westrock, projeto de EDMS em novo ambiente, já em execução. Para isso, Ana reforça que “o Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”.
Hoje já são 173 mil documentos no Greendocs. Ana garante que a A1 ganhou em produtividade e assertividade.” Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”.
Mais um case de sucesso em que Greendocs auxilia na melhoria do desempenho e agrega valor a seu cliente.
Redação de Mauren Schaeffer
