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O software de gestão documental KeyDrive, da W3K, foi o instrumento escolhido pela Prefeitura de Taguaí (SP) para implantar um projeto pioneiro de transformação digital e preservação do acervo histórico da cidade. A plataforma de gestão documental combina a facilidade de uso de um drive em nuvem com a segurança, o controle e a rastreabilidade de um ECM corporativo, o qual permite digitalizar, organizar e disponibilizar para consulta pública documentos essenciais da história local.
Através da digitalização do seu acervo documental, a cidade avança na preservação de sua história. A iniciativa visa transformar a gestão documental na administração municipal, garantindo que registros vitais para a história da cidade sejam devidamente higienizados, preservados, organizados e disponibilizados para consulta rápida e segura — e ao alcance de todos.
Além de contribuir para a preservação do patrimônio histórico, a adoção da plataforma digital contribui para a transparência e otimização dos fluxos de trabalho da prefeitura de Taguaí. “Mais tecnologia, organização, transparência e preservação da história de Taguaí”, informou a administração municipal.
Estudo técnico e capacitação de servidores municipais
Antes da implantação do sistema, desde o ano passado a Prefeitura realiza estudos técnicos de viabilidade para identificar a melhor forma de estruturar o projeto e encontrar uma empresa especializada que pudesse oferecer suporte e capacitação aos servidores municipais. Nesse processo, o Executivo Municipal firmou parceria com a W3K, que já atua desde 2011 levando soluções de Governança da Informação para dezenas de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior.
As tecnologias de digitalização de documentos da W3K proporcionam conhecimento técnico e suporte para a implantação do projeto. A iniciativa também envolve o treinamento de servidores e uma atuação integrada entre as equipes de TI e Digitalização da Prefeitura. Com essa parceria, Taguaí não apenas guarda arquivos, mas transforma a informação em patrimônio acessível e seguro.
Além de preservar a história, digitalização de documentos assegura maior rapidez nas consultas do acervo
As avançadas tecnologias de gestão documental têm contribuindo para a preservação de documentos e acervos históricos. O desgaste natural de livros, revistas e arquivos fiscais ou técnicos representa um desafio contínuo para instituições e empresas que precisam manter o acesso a essas informações sem comprometer a integridade do material físico.
Nesse cenário, soluções de digitalização e gerenciamento da W3K permitem converter acervos em cópias digitais de alta fidelidade e legibilidade. Através da tecnologia de reconhecimento de caracteres (OCR), realizamos a digitalização de livros fiscais, históricos, técnicos e revistas, garantindo total fidelidade ao documento original.
Além de proteger a memória histórica, o uso do OCR possibilita a pesquisa rápida de dados dentro dos arquivos, garantindo maior mobilidade, acessibilidade e segurança para a consulta diária. Esse processo conecta a preservação do patrimônio histórico às necessidades de gestão do futuro.
KeyDrive garante agilidade e segurança para armazenagem na nuvem
O KeyDrive é a plataforma de gestão documental da W3K Tecnologia que combina a facilidade de uso de um drive em nuvem com a segurança, o controle e a rastreabilidade de um ECM corporativo. Mais do que armazenar arquivos, o KeyDrive permite organizar, encontrar, proteger e governar documentos durante todo o seu ciclo de vida.
Com a busca por conteúdo, é possível encontrar documentos pelo que eles informam, graças ao reconhecimento e à indexação do texto. O controle de acesso garante que cada informação esteja disponível para as pessoas certas, enquanto a rastreabilidade registra o histórico de uso e movimentação dos documentos. A temporalidade organiza o ciclo de vida documental, e o acesso seguro na nuvem garante disponibilidade com proteção e governança.
Além disso, o KeyDrive conta com recursos de assinatura digital, validação e trilha de auditoria, trazendo mais autenticidade, segurança e controle para documentos e processos que exigem conformidade. Dessa forma, empresas podem substituir processos manuais por fluxos digitais, tornando a gestão documental mais ágil, segura e eficiente.
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