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“Con el uso de KeyDrive, eliminamos más de cuatro toneladas de documentos”. Así lo afirma Cristiano dos Santos, responsable del proyecto de migración de archivo físico al entorno digital del Grupo RCS Tecnología — una empresa de ingeniería referente en la prestación de servicios técnicos en instalaciones de alta complejidad con operaciones continuas. RCS utiliza el software KeyDrive de W3K para optimizar sus rutinas administrativas. Para conocer más sobre esta alianza exitosa, accede al contenido completo en nuestro blog.
Nuestro CEO, Daniel Klafke, y el Gerente de Desarrollo de Negocios, Antonio Haack, visitaron recientemente la sede de la empresa en Brasilia y acompañaron la divulgación de los primeros resultados tras la activación del software. Además del responsable del proyecto, por parte de RCS participaron en la reunión los coordinadores financiero y de TI, Fanny Bastos y Rodrigo Fernandes, respectivamente; la analista de admisiones Jaqueline Camilo, la asistente de Recursos Humanos Brenda Beatriz, y la pedagoga Ana Bras. En la ocasión, Cristiano Santos recordó que la empresa buscaba desde 2021 una plataforma enfocada en la automatización de procesos que también realizara el servicio de digitalización de documentos.
Comentó que durante la pandemia, debido a las medidas restrictivas de circulación de personas, no era posible entregar los documentos de manera presencial. “Necesitábamos un sistema que garantizara la seguridad de nuestros documentos y, tras un análisis de mercado, entendimos que la solución de W3K era la más adecuada para las necesidades de la empresa”, observó.
¿Y qué beneficios ha identificado RCS después de contratar la plataforma?
Según Santos, la empresa necesitaba controlar mejor la circulación de los documentos de los colaboradores de manera ágil y segura. Reveló que una de las principales preocupaciones era la posible pérdida de documentos en caso de una falla en el almacenamiento digital. “Con KeyDrive, tenemos la garantía de que la información no se perderá”, destacó.
Antes de contratar la plataforma, la empresa gestionaba ese flujo en un drive compartido, que presentaba limitaciones de uso y baja seguridad en la transmisión de datos. Hoy en día, los recibos de sueldo, hojas de asistencia, comprobantes de vales de alimentación y transporte se envían directamente al colaborador vía KeyDrive, todo de forma ágil y segura. Esto es porque KeyDrive es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética, ya que ofrece un entorno más seguro para los usuarios y para el intercambio de datos.
Segundo Cristiano, responsável pelo projeto, além da eliminação dos documentos físicos, a consulta aos processos ficou muito mais fácil e permite o rastreamento completo das atividades administrativas. “Durante a pandemia, enfrentávamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, destacou ele. Cristiano também revelou que, após a digitalização, todo o papel que não é mais necessário é encaminhado para reciclagem, gerando uma renda extra para a empresa. O acervo digitalizado é destinado a empresas especializadas em reciclagem de papel.
Os resultados têm sido tão positivos que a RCS já estuda ampliar a parceria com a W3K para uso da ferramenta em outras unidades. “Queremos agora expandir o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo.
KeyDrive organiza archivos de manera eficiente y segura
KeyDrive tiene una interfaz sencilla, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estas diferencias son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Conozca aquí otros casos de empresas que ya utilizan KeyDrive en sus rutinas administrativas.
Entonces: ¿al igual que el Grupo RCS, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Haga clic aquí y conozca nuestro portafolio completo de soluciones empresariales. Desde hace 13 años llevamos la transformación digital y la gobernanza de la información al mercado corporativo. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.
