Usar um documento inválido para consulta de informações ou não ter a garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos são alguns dos desafios enfrentados pela engenharia.
Além disso, não há nada mais oneroso para uma obra do que informações perdidas ou equivocadas por conta de processos manuais (que poderiam ser facilmente otimizados com ajuda da inovação). Sim, a tecnologia se tornou protagonista na resolução prática dos principais desafios da engenharia.
Esse artigo é um convite para o entendimento de como prover segurança, rastreabilidade e toda burocracia necessária na gestão de documentos e processos envolvidos na execução de uma obra.
Informação rastreável em poucos segundos, independente de onde você esteja
Como dito anteriormente, dados perdidos, excluídos ou até mesmo roubados são responsáveis por tornar uma obra onerosa, não somente pelas horas ocupadas sem necessidade, mas também pelos gastos que poderiam ter sido evitados se os processos fossem mais fluidos.
Com o Greendocs, plataforma robusta e escalável da W3K, a busca por qualquer documento se torna rápida, otimizando algo muito valioso para o setor: o tempo da hora da engenharia.
Na prática, é possível buscar por metadados no nome do arquivo ou no interior do mesmo, de acordo com a configuração estabelecida. Vale ressaltar que a plataforma é configurável conforme as necessidades do processo em questão, visto que é um sistema intuitivo, amigável e de fácil usabilidade.
Segurança nos documentos e processos com o Greendocs
A falta de segurança no manuseio dos documentos também é um desafio enfrentado pela engenharia no decorrer de uma obra. Isso porque, geralmente, esses dados são armazenados manualmente em pastas por toda a empresa.
A tecnologia, por meio do Greendocs, provê segurança e toda burocracia necessária para confiabilidade, acesso restrito aos dados, autorização e autenticação, além de confidencialidade – todos princípios essenciais para a garantia da segurança da informação.
Greendocs: trabalhando com documentos válidos e revisão vigente
O controle dos documentos válidos e vigentes garante a revisão correta de arquivos importantes, seja para acompanhamento do andamento, da execução da obra ou mesmo para assinatura de um contrato.
Quando processos manuais se tornam rotina na execução das demandas, independente do porte da empresa, erros são mais propensos no dia a dia da engenharia. As planilhas, que antes eram a única forma de gestão, foram substituídas pela tecnologia.
Isso porque um erro simples pode significar horas de trabalho perdidas e, claro, muito retrabalho. Além disso, a análise de documentos vigentes e corretos garante a prevenção de acidentes como, por exemplo, uma explosão em alguma parte da obra ou a utilização de um equipamento de segurança vencido.
Greendocs garante conformidade para a engenharia
A conformidade com as normas, aliada com a qualidade e a padronização de documentos técnicos, provê responsabilidade não apenas com clientes, mas também com agências reguladoras e do setor.
Na prática, o Greendocs garante a auditabilidade completa e integral durante todo o ciclo de vida dos documentos. Isso é essencial para garantir algo indispensável para o bom andamento da obra: a conformidade com as normas.
Encontrar os documentos, desde alvarás até diários de obra, de forma ágil e descomplicada no dia da auditoria otimiza o tempo dos profissionais, eliminando o risco de atraso ou paralisação de outros processos de engenharia.
Conte com rastreabilidade no processo de mudança na engenharia com o Greendocs
Outra questão fundamental para o bom andamento das obras de engenharia é o gerenciamento das alterações necessárias. Na prática, estamos falando de gerir a mudança com eficiência, garantindo a integridade e a segurança das operações que envolvem, especialmente, pessoas.
Com o Greendocs, as mudanças são administradas de forma eficiente, evitando a demora na execução do projeto, reduzindo gastos e otimizando o tempo. A tecnologia simplifica os fluxos de trabalho, possibilitando a aplicação de políticas e procedimentos de alteração de engenharia.
Redlines e gestão de DWG através do Greendocs
Entre os desafios enfrentados pela engenharia, podemos citar a gestão dos documentos CAD, de seus vínculos, dos requisitos de controle de versão, dos processos de revisão, dos comentários e das redlines.
Como solução, o Greendocs provê o gerenciamento de arquivos AutoCAD, imagens e sobreposições, facilitando a consulta destes mesmos documentos para apoio em outros projetos, porém, mantendo relacionamentos, interfaces e revisões intactas de forma otimizada.
Da mesma forma, a plataforma permite a comparação entre revisões DWG sem alteração do CAD, mas possibilitando comentários e fácil gestão.
Greendocs permite colaboração e compartilhamento com confidencialidade
Quem utiliza o Windows Explorer sabe bem a dificuldade que é compartilhar arquivos, mantendo a colaboração entre equipes e disciplinas e garantindo outro princípio essencial da segurança da informação: o não repúdio.
Isso porque não existe somente uma versão e, se compartilhado de forma manual, pode colocar em risco a colaboração eficiente em grandes documentos CAD ou de montagem, tornando os processos lentos e onerosos.
Além disso, quando o manuseio e compartilhamento são feitos de forma manual como, por exemplo, através de e-mails, os desafios se tornam ainda maiores para a segurança dos documentos de engenharia.
O Greendocs é a plataforma de GED / BPMS / EDMS ideal para gerir os processos de engenharia, sendo um sistema flexível e escalável que facilita o acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.
Quer saber mais sobre a nossa plataforma? Entre em contato com nossa equipe.
