Una política de comunicación e información sólida es parte esencial de una empresa enfocada en la calidad. Para ello, es importante contar con una estructura de documentación definida con el fin de permitir un control activo de sus registros y procesos orientados a la calidad y cumplimiento. En resumen, garantizar una gestión centrada en la calidad tiene mucho que ver con una gestión documental eficaz.
Utilizar la gestión documental y los sistemas GDE como pilar del control de calidad de las operaciones genera impactos directos en numerosos ámbitos, desde el financiero hasta el legal, pasando por toda la cadena de gestión para la toma de decisiones enfocadas a la excelencia, con rapidez y trazabilidad de acceso a las informaciones.
Un ejemplo es la posibilidad de asegurar el cumplimiento de estándares de calidad, como ISO 9001, creando procesos en la herramienta GDE que permitan a las empresas acreditar que están en línea con las determinaciones previstas para cumplir con el estándar. En otros sectores, como el petrolero, la gestión documental puede ayudar a cumplir con resoluciones de calidad como las de la ANP.
Además, en los segmentos que tienen la gestión de documentos como un área crítica, el GDE se vuelve aún más fundamental. Temas como gestión de cambios, auditorías y otros; todos pueden obtener una capa adicional de confiabilidad y organización confiando en la Gestión de Documentos Electrónicos, proporcionando el apoyo adecuado si se requiere responsabilidad.
El GDE también puede ser un gran aliado para RRHH de las empresas, en su labor de registrar y monitorear aspectos como la capacitación y certificación de sus empleados. Esto permite que los proyectos y los equipos cumplan con los estándares esperados para la calidad de las actividades, todo con trazabilidad de datos.
Otro ejemplo de cómo el GDE puede ayudar en la gestión de la calidad tiene que ver con el control de los estándares con los proveedores. Con el uso de una plataforma de gestión de información inteligente, las empresas pueden ajustar sus estándares de calidad en un proyecto, y, automáticamente sus proveedores pueden ser informados sobre dichos cambios, ganando agilidad en la distribución de información de calidad y reduciendo la posibilidad de rehacer dichos trabajos.
En resumen, más que almacenar documentos referentes a la calidad, una plataforma GDE robusta permite a las empresas observar, de manera segura y rastreable, los procesos que brindan cumplimiento y calidad a las actividades comerciales, en diferentes instancias. Y con el apoyo de un socio de negocios con el know-how, es posible realizar esta transformación interna con los mejores resultados.
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