Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios, ainda mais em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país. E parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos.
Quando se trata de contratos, uma parte que todas as empresas lidam todos os dias, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial.
Com o apoio de tecnologias robustas de GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.
Ao falarmos de rastreabilidade, uma plataforma de Gestão Eletrônica dos Dados para contratos digitais entrega recursos valiosos, tais como:
– Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis;
– Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações;
– Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão;
– Criação de fluxos totalmente digitais;
– Assinatura eletrônica;
– Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital;
Com a automatização e otimização entregues pela gestão eletrônica de contratos e certificação digital, empresas podem “destrancar” vários de seus processos internos, ganhando maior fluidez nas tratativas de documentos, tanto internamente quanto externamente, especialmente quando se fala da burocracia em torno do modelo tradicional de assinatura física.
Em linhas gerais, contar com os benefícios de uma plataforma online aplicada à gestão de contratos entrega uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida. Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio.
A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos digitais, assim como também tem o know-how para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Solicite DEMO.
