A falta de objetivos ou escopos claros, ausência de marcos e deadlines bem definidos e a dificuldade na gestão de cronograma, histograma e riscos são alguns dos maiores desafios ao longo da execução de um projeto.
Quando acontecem impasses como estes que listamos acima, as equipes envolvidas no projeto podem ficar não somente mal informadas, mas também desalinhadas, trabalhando sem integração, o que poderá resultar em retrabalhos, erros e distância entre o resultado esperado e o realmente obtido.
Desafio e solução
Independente do empenho do gestor a um projeto ou equipe, os desafios na gestão de projetos existem e plataformas adequadas podem apoiar a identificar, minimizar ou sanar cada um deles.
Pensando em auxiliar nesta jornada, vamos hoje compartilhar cinco desafios que podem ocorrer na gestão de qualquer projeto, e, principalmente, como podemos superá-los.
Desafio 1: a informação (ou a falta dela)
Quanto mais informações forem estabelecidas antes, durante e depois dos projetos, mais clareza todos os envolvidos terão. Mas não basta sair somando dados: é preciso subdividi-los adequadamente em entregas menores, com ações e prazos ajustados para cada etapa.
Estas informações podem estar em texto, em gráficos, dashboards ou relatórios. O importante é que estejam no formato mais adequado para cada fase e objetivo do projeto.
Sem ter a informação necessária, nenhum projeto caminha, e é para auxiliar no fornecimento, distribuição e acompanhamento dela que a W3K oferece duas plataformas complementares e integradas: o CAPX e o Greendocs.
Com o primeiro, é possível inserir todas as informações desejadas e segmentar o projeto, com programas e subprojetos, alocando agentes específicos fase a fase e organizando as demandas específicas de cada projeto.
Nesta plataforma, os gestores e equipes conseguem verificar a atualização integrada de informações, que podem ser inseridas, trabalhadas ou modificadas pelos envolvidos no projeto, trazendo a possibilidade de colaboração, ou seja: várias pessoas atuando sobre os dados do projeto em simultâneo.
Isso permite à gestão acompanhar em tempo real o que está sendo feito, auxiliando no acompanhamento de cada fase, de cada profissional, e do cumprimento de cada etapa do escopo.
Além disso, no CAPX a curva “S” do previsto e do realizado pode ser gerada por disciplina, facilitando o acompanhamento, e os dashboards e/ou fluxos de projetos tornam a visualização das soluções mais claras e objetivas, permitindo que os gestores possam intervir ou aplicar melhorias rapidamente.
Também é possível customizar vários indicadores, a fim de que o gestor obtenha a informação real sempre que precisar. Desta forma ele terá base para orientar o trabalho de todos os agentes e conferir se cada um está executando suas tarefas exatamente como deveria.
Desafio 2: a falta de comunicação e colaboração
Mais do que abundante, a informação precisa ser disponível. Assim, é fundamental que os dados, o escopo e os andamentos do projeto estejam acessíveis, seguros e passíveis de colaboração, onde quer que os agentes envolvidos estejam.
Se houver falhas de comunicação durante a execução de um projeto, falhas poderão ocorrer, incluindo a perda de informações, documentos, prazos, verbas, entre outras.
O mais importante para sanar um problema é conhecer sua causa, e é por isso que o Greendocs oferece recursos para que os gestores tenham poder de rastreabilidade sobre todas as etapas do trabalho sobre um documento.
Em outras palavras, ninguém poderá dizer, por exemplo, que um contrato não chegou, que tal arquivo está corrompido, que não recebeu determinado documento, já que tudo fica disponível 24 horas em nuvem, podendo ser acessado via tablet ou celular a partir de qualquer lugar com acesso à Internet.
Vale ressaltar também que o Greendocs é uma plataforma versátil e robusta para Gestão de Documentos (GED/ECM) e de processos de negócio (BPMS). Utilizado na criação de aplicações para gestão de conteúdo corporativo e automatização de processos intensos em informação, é possível integrar a plataforma de maneira orgânica ao ambiente de gestão de projetos ou ERP da empresa.
É, definitivamente, uma solução para extinguir os ruídos de comunicação.
Desafio 3: a segurança nos acessos
Além de acessar e controlar todas as informações e etapas de um projeto, é essencial que isso seja feito de forma segura.
O CAPX traz esta segurança, já que permite controle de acessos, liberando para cada usuário somente o tipo de acesso de que ele precisa – visualizar, modificar/atualizar, etc.
Desta forma, as informações ganham muito mais visibilidade, clareza e agilidade, além de segurança, tornando mais rápida e assertiva a tomada de decisão.
Desafio 4: gestão de cronograma
Informações distribuídas, tarefas e prazos definidos, agora tudo depende da correta execução para que as entregas ocorram no tempo estabelecido.
Sabemos que nem sempre isso acontece. Atrasos nas entregas de projetos podem ser um grande desafio, e ocorrem, normalmente, por duas razões: ou porque houve engano na definição do prazo, ou na gestão de pessoas.
São desafios que aparecem e, para superar cada um deles, é possível contar com o auxílio da tecnologia.
Mecanismos de colaboração, orquestração e protocolo eletrônico da plataforma Greendocs, da W3K, garantem uma comunicação segura, consistente, e que pode ser rastreada entre os agentes de contrato.
Com isso, os gestores poderão não somente acompanhar o que está sendo realizado a cada etapa do projeto, como verificar se há erros ou atrasos a fim de tomar as decisões e efetuar as ações necessárias para corrigir cada um antes que se tornem prejudiciais ao andamento do projeto como um todo.
Com o Greendocs, toda a comunicação documental realizada entre as partes – gestores, equipes, fornecedores terceiros – pode ocorrer pela plataforma. É um canal centralizado, de fácil verificação, que garante a visibilidade que a gestão de projetos demanda, com a agilidade e organização que esta precisa.
Desafio 5: gestão de riscos
Riscos não calculados na fase de definição do escopo de um projeto, ou não identificados ao longo da realização dele, podem acarretar consequências indesejáveis, como desvios de deadline, quebras de orçamento, desvios do objetivo ou até perda de produtividade/assertividade da equipe.
Para evitar que isso aconteça, gestores de projetos devem estar sempre atentos aos sinais que indicam que o escopo não está sendo realizado ou o objetivo não está sendo atingido conforme planejado.
Claro que é possível contar com o apoio da tecnologia para gerir projetos de forma mais eficaz, e no que tange à identificação, classificação e gestão de riscos, isso é ainda mais importante.
Com o CAPX, da W3K, é possível controlar prazos atrasados ou prestes a atrasar, andamento de tarefas, rendimento de equipes, entregas em dia ou atrasadas, performances de colaboradores (quem está concluindo mais rápido determinada atividade, por exemplo), entre muitas outras informações fundamentais para que o planejamento seja cumprido com excelência.
Ao escolher o CAPX, o gestor se blinda contra a falta de visibilidade sobre os riscos, ganhando um aliado para detectar o que está arriscando gerar demoras, erros e inconsistências em seus projetos. Assim, ele terá melhor aparato para acompanhar o progresso dos projetos, controle sobre etapas, pessoas e mudanças, além de agilidade para tomar decisões e garantir entregas no prazo e escopo desejados.
Entendendo as plataformas CAPX e Greendocs
O Capx é uma tecnologia que nasceu devido à necessidade de integração de informação de planejamento físico de um ou vários projetos, programas e portfólio. Essa integração facilita a visualização rápida das informações do progresso físico do projeto agregado ao histograma, EAP e curvas detalhadas dos entregáveis, facilitando a tomada de decisão.
Na prática, as informações são coletadas das diversas áreas do projeto, dispersos geograficamente, processadas em nuvem e disponibilizadas online às equipes de planejamento e gestão da empresa, tudo em forma de relatórios e indicadores sobre o andamento do empreendimento.
Já o Greendocs é uma plataforma configurável conforme modelo do seu negócio. Fazemos isso digitalizando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. A missão da solução é permitir que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com normas.
Além disso, ele também permite a automatização de todos os seus processos, gerando mais agilidade, fluidez e transparência, eliminando gargalos como perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal.
Quer saber mais sobre como a W3K pode potencializar o seu negócio? Fale com alguém da nossa equipe.
