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Greendocs, MOC | Mudança, Todos

Quais são os 7 Rs da gestão da mudança e o papel do Greendocs nesse processo

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O alcance de eficácia na gestão da mudança requer algumas práticas essenciais, que irão garantir benefícios duradouros a médio e longo prazo. Dentro destas práticas, estão 7 ferramentas indispensáveis para o ciclo de vida da gestão da mudança: registro, razão, retorno, riscos, recursos, responsável e relação. Entenda, nas perguntas e respostas abaixo, o que cada um desses Rs quer dizer e como o Greendocs pode fazer com que essa engrenagem funcione da melhor forma possível. 1. Quem REQUISITOU a mudança? No primeiro momento, saber quem requisitou a mudança é fundamental. Até porque quanto mais informado sobre o processo de mudança estiver a equipe, mais assertivas e com menor risco se tornam as alterações na operação. Na prática, autenticar quem requisitou a mudança evidencia o alto nível de segurança de um processo, controlando de qual usuário partiu a alteração, trazendo rastreabilidade e segurança. Com o Greendocs você pode classificar os níveis de mudança e configurar quem pode solicitá-las, além de garantir disponibilidade de acesso às novas orientações apenas para os usuários envolvidos nos processos e autorizados para a visualização. 2. Qual é a RAZÃO para a mudança? Estabelecer as razões para a mudança é essencial, assim como informá-las às áreas impactadas. Isso porque a mudança ocorre como um processo, não como um evento. Para especificar e notificar qual é a razão da mudança é necessário utilizar a tecnologia para alcançar o maior número possível de pessoas. É importante entender que processos manuais não trazem resultados eficazes para uma empresa que procura evitar riscos de assimetria da informação, para isso conte com o Greendocs. 3. Qual é o RETORNO requerido da mudança? É importante saber quais retornos a organização espera e mensurar quais terá após a execução da mudança, sejam eles financeiros, riscos ou desperdícios, por exemplo. Naturalmente, o retorno esperado deve estar diretamente ligado com os tópicos mencionados anteriormente. Ou seja, os desafios que levaram à mudança devem ser resolvidos. Estamos falando também de digitalizar e automatizar, gerando informação para a gestão. Além de mapear os processos com o Greendocs, é possível extrair relatórios e realizar análises via dashboard. Você acompanha toda a mudança do planejamento à efetivação. 4. Quais são os RISCOS envolvidos na mudança? Assim como durante a gestão de projetos é necessário mapear todos os riscos envolvidos, durante a mudança o mesmo deve ser feito. Com o Greendocs é possível automatizar ações para mitigar estes riscos e acompanhar o quanto realmente estão impactando nos processos. Para cada organização, vale ressaltar que a gestão da mudança se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança mais segura. Perda de governança da informação, respostas lentas a gestão, processos não escaláveis e falta de confidencialidade são alguns dos riscos que podemos evitar com um sistema para a Gestão da Mudança. 5. Quais são os RECURSOS necessários para a entrega da mudança Durante uma mudança pode ocorrer que a organização não tenha determinados recursos, é necessário saber quais são e buscar adquirir os necessários para uma mudança eficaz. Aí entra um ponto crucial para o sucesso de qualquer mudança: você possui o parceiro certo para que a gestão seja feita com pilares robustos de governança e confiabilidade? O Greendocs é uma plataforma segura, escalável e totalmente adaptável conforme a necessidade do seu negócio. Com o nosso sistema você pode configurar as etapas da mudança de acordo com o planejamento dos recursos. 6. Quem é o RESPONSÁVEL pela construção, testes e implementação da mudança? Toda mudança tem responsáveis dedicados pela execução das atividades, como construção, testes e implementação. Automatizar um fluxo, definindo as pessoas envolvidas no processo da mudança é o caminho para o sucesso desta operação. Assim como configurar as tarefas, notificações, comunicação e colaboração em uma plataforma centralizada. O Greendocs pode ser o seu parceiro tecnológico para prover a gestão da equipe envolvida no processo da mudança, com otimização e excelência. 7. Qual é o RELACIONAMENTO entre a área da mudança e outras? Aplicar uma plataforma para visualizar os processos integrados, prover comunicação eletrônica e a colaboração das equipes são passos mais do que certeiros. Além disso, são diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao contratar o Greendocs. Afinal, a W3K Tecnologia tem o know-how para ser o seu parceiro nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.

Gestão de Contratos, Todos

5 benefícios da digitalização do ciclo de vida dos contratos

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Atualmente, segurança, agilidade e colaboração são fundamentais para os processos de trabalho. Em se tratando de contratos, gerir com excelência torna os processos mais ágeis e assertivos, otimizando o tempo hábil e diminuindo os riscos gerados por arquivos inválidos ou vencidos. Contudo, para evitar que essa missão se torne mais uma tarefa onerosa da organização, é fundamental investir na inovação e aliar-se à tecnologia, especialmente à digitalização dos documentos. Assim, conheça 5 benefícios da digitalização na gestão de contratos: Agilizar os processos de revisão com a digitalização Para ser firmado, todo contrato deve ser revisado para garantir que ambas as partes estejam de acordo. O processo de revisão desse documento é fundamental para evitar qualquer problema futuro. Dessa forma, é comum que os contratos, antes de serem encaminhados para a parte contratante, voltem algumas vezes para a etapa anterior a fim de corrigir ou atualizar o documento. Com a digitalização, as idas e vindas de cada nova versão pode ser rápida e eficaz. Isso porque o tempo gasto com impressão e transporte é eliminado na gestão de contratos eficiente. Mais governança das informações com uma gestão de contratos eficiente A Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios. Quando se trata de contratos, todas as empresas lidam com questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação. Estas podem ser feitas online após a digitalização. Dessa forma, é possível garantir que a transformação digital efetivamente se instale, aumentando a produtividade e auxiliando na otimização de tempo e na gestão do trabalho. Redução de custos com o conceito paperless O conceito “Paperless”, traduzido do inglês “sem papel”, é um conceito que busca a redução do papel nos processos diários de uma empresa por meio da digitalização e gestão destes arquivos em uma plataforma eletrônica ou digital. Além de ser mais eficiente, isso também gera muitos benefícios à empresa e aos seus clientes, gerando mais agilidade e segurança para ambas as partes. Uma organização quando se torna paperless ela não reduz apenas o papel nos seus processos, ela muda toda a sua organização para que seus processos se tornem mais auditáveis, seguros, ágeis, inteligentes, confiáveis e integrados. Adotando o paperless toda companhia pode ter mais controle e rastreabilidade em seus documentos e processos.Maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais A digitalização de contratos, somando ao armazenamento em nuvem, é responsável por aumentar consideravelmente a segurança dos documentos. Afinal, a tecnologia eficiente permite que o acesso aos contratos seja feito apenas por pessoas autorizadas. Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de avarias, perdas e extravios. Dessa forma, ainda que o computador seja formatado, por exemplo, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a partir de outros dispositivos. É esse processo que faz com que as empresas tenham menos riscos, ou seja, existe a garantia de que os contratos sejam acessados, modificados e assinados pelos responsáveis certos, impedindo qualquer rasura ou alteração indevida. Gestão eficiente com a digitalização dos contratos Ao falarmos de gestão de contratos, especialmente de digitalização, uma plataforma otimizada entrega recursos valiosos, tais como: ➔ Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis; ➔ Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações; ➔ Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão; ➔ Criação de fluxos totalmente automatizados; ➔ Assinatura eletrônica com validade jurídica; ➔ Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital. Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder de tornar processos, antes extremamente onerosos, em muito mais dinâmicos, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Se o gerenciamento manual de contratos permitia que o documento passasse dias na mesa de um gestor esperando para ser revisado, atrasando ainda mais o fluxo de aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar, hoje seu ciclo pode ser totalmente digital, escalando os processos relacionados a contratos. Escolha o BPO da W3K para digitalizar os seus contratos Contratando o BPO da W3K, você pode contar com especialistas como arquivistas, técnicos em documentação, profissionais de digitalização e indexação, analistas de negócio em ECM e BPM e experts em suporte e HelpDesk. Além disso, é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e, como dito anteriormente, proporcionando mais tempo para o core business. Ou seja, quando sua empresa adquire uma plataforma robusta e escalável, com uma equipe realmente especializada, formada por profissionais devidamente treinados, se torna muito mais em conta manter o funcionamento dos processos de negócio com altos níveis de excelência. Dessa forma, é possível reduzir as horas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja nas atividades realmente estratégicas para o negócio.Solução completa para gerir documentos e arquivos com excelência Como já falamos inicialmente, o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMs, além da gestão de contratos digitalizados, promovem os elementos-chaves para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos e dar maior resguardo jurídico ao ciclo de vida dos contratos. A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma plataforma de ECM/GED, BPMs e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como também tem a expertise necessária para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Pilares como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes contratos tão essenciais para as empresas, se tornam estruturas sólidas tanto internamente quanto com parceiros externos. Em resumo, essa solução completa oferece gestão de documentos digitais e físicos, digitalização dos documentos, gestão arquivística alinhada às melhores práticas de mercado, guarda física estruturada com armazenamento inteligente, descarte dos documentos inválidos, equipe de implantação e implementação e atendimento em prol

EDMS | Engenharia, Todos

Greendocs EDMS: Confiabilidade na gestão de documentos para engenharia

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Na engenharia, os documentos são parte fundamental para o excelente andamento dos projetos. Podemos dizer, inclusive, que são insumos vivos e dinâmicos para qualquer processo de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Diante disso, vale ressaltar que apenas pensar em sua organização e arquivamento não é o suficiente, visto que é preciso olhar para todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. A falta de metodologias documentais afetam um projeto de engenharia, colocando em risco a assimetria da informação. Dessa maneira, diversos gargalos vêm à tona, como a falta de controle do próprio projeto, ou seja, não saber por qual razão o mesmo está atrasado, quais os motivos que impediram as assinaturas necessárias, entre outros. Além disso, desafios comuns na área de engenharia, como o risco de usar o documento inválido para consulta de informações sobre o andamento do projeto; ou não ter garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos; podem tornar a obra onerosa, não somente pelo tempo gasto desnecessariamente, mas também pelos recursos que poderiam ter sido economizados se o cenário fosse mais fluido e seguro. É aí que entra o Greendocs – uma plataforma EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Sistema EDMS amigável para gerenciar documentos da engenharia Vamos imaginar uma cena comum na rotina de alguns grandes projetos de engenharia que é, por exemplo, a necessidade de mais de mil usuários conectados em uma só plataforma, todos com acesso aos documentos técnicos e seus templates. Sem um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação possam desenvolver suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada, a governança da informação acaba em risco. Isso porque quando falamos em projetos de engenharia, estamos nos referindo a diversos processos pelos quais as obras passam, desde o planejamento, passando por todas as etapas de execução até a entrega. É fundamental ter uma metodologia eficiente para gerir tudo isso. Como o Greendocs faz a diferença no controle de fluxo dos documentos de engenharia? No meio desses processos todos, quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão, configura notificações de prazos, e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões promovido pelo Greendocs, haveria grande possibilidade de erros durante este ciclo. Ainda sobre os grandes desafios enfrentados nos projetos de engenharia, a dificuldade em encontrar documentos importantes e urgentes não apenas atrasa a obra, mas atrapalha a fluidez necessária para uma execução eficiente. Com o Greendocs EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Integração de ambientes com apenas um login No âmbito da engenharia, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, apoia a auditabilidade, a assertividade e a agilidade nos documentos em projetos. Diante disso, a possibilidade de acessar variados ambientes com apenas um login – um facilitador da plataforma Greendocs, o imenso volume documental é estruturado através da gestão automatizada de excelência, facilitando o fluxo de documentos internos, os trâmites com fornecedores e contratos, além de agilizar os módulos de auditoria e formatação das entregas. Ademais, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Com busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, possibilidade de comentários eletrônicos na plataforma e total rastreabilidade da informação. Quer saber mais como a sua empresa pode aumentar a confiabilidade e a rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

Greendocs, Todos

Qual é o papel da gestão de informação no ambiente de negócios competitivos?

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Dados acumulados são só dados. Dados bem geridos, dos quais se extrai informações que orientam as ações e decisões de um negócio, estes sim agregam real valor a empresas de todos os setores.  O bom uso dos dados, que passa diretamente pela gestão da informação, é imprescindível para que se tenha clareza, organização e boa comunicação em uma empresa, e isso é uma vantagem competitiva considerável no mercado atual.  Por isso, vamos abordar mais a fundo a importância da gestão da informação e como ela impacta negócios de todas as áreas? Vamos começar por explicar sobre como fazer esta gestão. E a chave está em uma plataforma de ponta, que entregue recursos para dar às empresas a capacidade de rastreabilidade, controle e integração sobre as informações.  Estes três itens são pilares para os negócios competitivos, já que são os principais processos para uma gestão assertiva – tanto da informação, quanto do negócio em si.  Informação bem gerida é a base de decisões bem tomadas, áreas de negócio bem supridas, colaboradores bem orientados, gestores bem embasados, além de relacionamentos mais transparentes e assertivos com clientes e fornecedores.  Isso tudo se traduz em empresas mais seguras, organizadas, ágeis e, é claro, competitivas.  Segurança, Organização, Agilidade e Competitividade Vamos falar de cada um destes pontos? Primeiro ponto: segurança. Uma plataforma de gestão da informação, como o Greendocs da W3K, permite a rastreabilidade do trabalho com os dados de ponta a ponta, diminuindo riscos de perdas ou erros, que poderiam dificultar o compliance.  Segundo ponto: organização. Nem é preciso dizer que uma empresa que conta com uma plataforma como o Greendocs, que possibilita o gerenciamento de documentos e processos de negócio de forma centralizada, trazendo mais fluidez a documentos, processos e projetos, é mais organizada, não é mesmo? E mais organização rima com melhor gestão. Simples assim.  Terceiro ponto: agilidade. Configurável de acordo com o modelo de negócio de cada cliente, a plataforma Greendocs é flexível e dinâmica ao acompanhar o crescimento das empresas, sendo ajustada sob demanda. Além disso, com o potencial de rastreabilidade da informação que traz às organizações, a plataforma ajuda a aumentar a visibilidade dos dados – o que é um grande diferencial, visto que, segundo o Gartner, 80% das empresas têm pouco poder de visualização sobre seus dados, o que impacta severamente em suas entregas. E quando isso tudo se traduz em auxiliar na gestão da informação de acordo com as exatas demandas de cada empresa, significa ganho de tempo no encontro de dados e documentos, assim como na condução de processos e projetos. O resultado disso? Gestão, ações, equipes e empresas mais ágeis.  Quarto ponto: competitividade com melhor organização, melhor controle e rastreabilidade da informação, projetos e processos mais ágeis, segurança e compliance garantidos, além da otimização de custos que tudo isso agrega, é claro que um negócio será mais competitivo. Afinal, todos estes diferenciais tendem a colocá-lo à frente da concorrência, agregando características que o mercado valoriza.  Greendocs garante alinhamento e integração Já vimos que o Greendocs provê agilidade, economizando tempo no encontro das informações, tornando as empresas mais organizadas, integradas e profissionalizando a gestão da informação ao substituir planilhas manuais, o que também diminui riscos de erros e retrabalhos.  Além disso, a plataforma de ECM/BPMS da W3K tem capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus processos estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e assinaturas com validade jurídica. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, distribuição ou trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Agilidade, integração, segurança, compliance. Isso é gestão de informação no ambiente de negócios competitivos! Gestão da informação: a estratégia do gestor competitivo A tecnologia impulsiona o gerenciamento assertivo de dados, se os mesmos transformam-se em informação estratégica para os negócios. Ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança.  É exatamente aí que nós entramos na história da sua empresa: para torná-la cada vez mais competitiva ao gerenciar com excelência e segurança os dados e informações fundamentais para o sucesso. Quer saber mais sobre a W3K Tecnologia? Entre em contato conosco!

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos

GED e SIGAD: Gestão e Garantia de Autenticidade

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A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade. Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital. O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD. O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios: Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa. Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final. Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final. Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD. Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual. Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação. O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação. Por que a W3K? Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos. Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos

3 razões para ter um Analista de Negócios especializado em ECM para aumentar a assertividade

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Em um mundo onde se cria 2,5 quintilhões de bytes por dia, o Enterprise Content Management (ECM) é a metodologia que reúne estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer dados estratégicos a fim de gerar insights valiosos para os processos organizacionais. Neste conteúdo, você vai encontrar 3 razões para ter um Analista de Negócios em ECM e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, também abordaremos como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode acelerar o crescimento da sua empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Capturar e gerenciar dados com excelência A acirrada concorrência e a grande quantidade de dados gerados todos os dias pelas empresas aumentam os desafios da gestão. Prova disso é o resultado da pesquisa global da Experian, onde 95% das empresas disseram que a má qualidade das informações é o principal motivo da ineficiência das operações. Capturar e gerenciar dados com excelência é essencial para que o fluxo de trabalho tenha agilidade e fluidez. Mas, diante desse excesso de referências, como tornar esse processo dinâmico? A resposta é simples: invista em um Analista de Negócios em ECM. Com uma plataforma configurada por especialistas em ECM, de acordo com os seus processos, é possível encontrar rapidamente informações, organizar conteúdos e definir permissões para que as equipes possam colaborar assertivamente. Com a gestão escalável automatizada na rotina do negócio, os gestores podem focar nas decisões fundamentais para o futuro da organização, adotando uma cultura data driven segura, bem implementada e direcionada. ECM: armazenar, preservar e disponibilizar dados Outra parte do ciclo de vida dos documentos é o processo de preservar e disponibilizar dados. Em outras palavras, estamos falando em encontrar um local adequado para armazenar as informações, cuidar dessas referências para que se mantenham conservadas, disponíveis e atualizadas quando for necessário. Além disso, apresentar as informações às pessoas e em momentos corretos também é uma das missões de um Analista de Negócios em ECM. Ocorre que apenas o fato de converter os dados para o formato digital não é suficiente. É preciso saber o que fazer com essas informações, filtrar e direcionar a fim de que insights e dashboards sejam visualizados em todas as etapas de documentação. Aperfeiçoar a interação na melhoria dos procedimentos internos A melhoria dos processos internos é essencial para viabilizar acesso rápido a uma base de dados centralizada, ou seja, unificada em um sistema com gestão do controle autenticado, o que garante não somente a segurança da informação, mas também reduz a defasagem dos dados. Além disso, entre essas melhorias também está estabelecer valores que atuem diretamente na sustentabilidade reduzindo, por exemplo, o consumo de papel pelas unidades das companhias. Com a expertise dos Analistas de Negócios ECM, o monitoramento em tempo real dos dados gerados e mapeados, a identificação de oportunidades e a mitigação de riscos se tornam procedimentos de rotina, implementando não apenas uma solução robusta e eficaz, mas enraizando a cultura da transformação digital. Uma solução de ECM para gerir os dados Como já dito anteriormente, digitalizar os dados é apenas uma fase de implantação, mas não é a mais importante. É necessário investir em uma solução completa, adaptável, escalável e robusta para melhorar fluxo de trabalho em todas as áreas da empresa. Isso significa busca inteligente, segurança da informação, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho, integrar os dados e visualizar tudo isso em uma única tela, com insights valiosos gerados em ambientes amigáveis e intuitivos, com o apoio contínuo de analistas especialistas em ECM. O Greendocs é o responsável por eliminar gargalos causados pelo gerenciamento manual de documentos em grandes empresas da América Latina. Sob a ótica das organizações, essa solução é uma alternativa que elimina processos internos ultrapassados e, mais do que soluções tecnológicas, imprime uma mudança de perspectiva, desenvolvendo a multifuncionalidade das equipes, abrindo portas e janelas para que cada colaborador explore suas aptidões para o negócio.

Greendocs, Todos

Como os sistemas de informação estão transformando os negócios de hoje?

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Impulsionada pela pandemia, mas já em crescimento há alguns anos, a transformação digital não é mais uma opção, mas a única forma de se adequar a padrões de exigência cada vez mais altos, potencializando a competitividade das organizações. Isso porque a informatização dos processos elimina a ocorrência de erros humanos ou, pelo menos, reduz drasticamente a ocorrência de falhas, centralizando a gestão baseada em dados de forma assertiva e organizada. Em outras palavras, os gestores recebem subsídios dos dados para o processo de tomada de decisões dos diferentes processos da organização, possibilitando que os resultados alcançados sejam analisados de forma individual ou integrada, mas com eficiência. No artigo de hoje, abordaremos como os sistemas de informação estão transformando os negócios e os benefícios que oferecem às companhias. Acompanhe o artigo e saiba como a W3K pode ajudar sua empresa rumo à transformação digital. Dados inconsistentes, empresas ineficientes Antes de mais nada, vamos apresentar um dado importante: você sabia que 80% das empresas não sabe (ou conhece muito pouco) sobre o que está acontecendo com seus dados? Mas, o que isso significa exatamente? Segundo estudo do Gartner, a resposta é simples, visto que informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, não apenas porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão, mas, porque desconectam equipes, gerenciando ineficientemente as filas de trabalho. Ademais, já que estamos falando em dados, vale ressaltar um estudo realizado em parceria com o BCG, que divulgou que empresas mais maduras na transformação data driven estão vivenciando até 30% de maior eficiência e 20% de aumento em receita. Informações estratégicas para o negócio em uma única tela Com um sistema de informação robusto e escalável ao seu negócio, atendendo as necessidades específicas da sua empresa, é possível adquirir fluidez, rastreabilidade, controle e integração. Esses, aliás, são os pilares para processos mais eficazes e, consequentemente, para uma gestão assertiva. Agora, imagine todos os dados estratégicos da sua organização disponíveis em uma única tela? Isso é possível com o Greendocs. Estamos falando de garantir, por meio desta plataforma, um modelo de fornecimento configurável, capaz de tornar os processos mais simples, escaláveis, seguros, práticos, ágeis e controláveis. Com o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações. Buscando informações com agilidade, otimizando o tempo dos gestores Quando você escolhe o Greendocs para sua empresa, está otimizando o tempo na procura por informação. Isso porque a busca inteligente da solução permite que o gestor encontre em questão de segundos a revisão vigente, focando seu tempo precioso no core business. Além disso, funcionalidades em lote, como download e upload de documentos, ações de fluxo (aprovação, reprovação, autorização, entre outros, conforme processo de cada cliente) e edições de informações em lote (normalmente, disponível apenas para gestores), otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação com a Plataforma Greendocs Outra questão fundamental para prover eficiência aos processos é a possibilidade de rastrear a informação. Em outras palavras, isso significa que qualquer ação sobre um documento, seja emissão, aprovação, comentários ou validação, ficará registrada no sistema. Entre outros benefícios, esse recurso se torna fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Investir em tecnologia para se tornar competitivo Não tem jeito, o cenário atual trouxe muitas inseguranças para empresas e indústrias, independente do porte ou segmento em que atuam. Infelizmente, muitas organizações não conseguiram sobreviver à crise e fecharam as portas no último ano. Porém, em simultâneo, o Brasil abriu 2,3 milhões novas empresas. Segundo dados do governo, o número no ano passado foi o maior desde 2010. Novos negócios já nascem mais digitais, mesmo não tendo toda a expertise de grandes corporações. Além do mais, a busca constante por competitividade continua, e se manter em movimento é o grande segredo para permanecer na frente. Mas, o que significa se manter em movimento nos dias de hoje? A resposta também é mais simples do que podemos imaginar: movimentar-se enquanto empresa significa assumir a inovação como cultura, focando na transformação digital como combustível de crescimento e em sistemas de informação como molas propulsoras para o sucesso.

ECM/GED | Documentos, Qualidade, Todos

Por que investir no Controle de Documentos e Registros da Qualidade

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A área de Controle de Documentos e Registros da Qualidade recebe e produz diversos tipos de informações a todo instante, incluindo dados, contratos, entre outros. Por conta disso, um controle eficaz de documentos e processos é essencial para garantir a fluidez e a dinâmica desses registros. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Ignorar a gestão documental é o caminho certo para aumentar os custos, otimizar burocracias, perder informações relevantes e até mesmo consultar dados desatualizados, que prejudicarão a rotina da empresa e o objetivo final, trazendo mais insegurança para o negócio. No artigo de hoje, vamos apresentar razões para sua organização investir em uma plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade.Rastreabilidade e organização das informações da Qualidade Distribuição, acessos, uso seguro, armazenamento, preservação, retenção e atualização são alguns termos fundamentais quando falamos em organização das informações para um controle eficaz de documentos. A possibilidade de rastreabilidade total da informação, além de apoiar os prazos nas atividades internas torna o processo mais eficiente, aumentando a produtividade do time e otimizando o tempo de organização do negócio. Qualidade em Conformidade com a ISO 9001:2015 usando plataformas ECM/BPMS. Investir em tecnologias para o controle de documentos e registros da qualidade é uma forma de automatizar os processos padronizados. Permite analisar criticamente a informação, identificando alterações, assegurando a disponibilidade da versão certa. Objetivando que as decisões sejam pautadas na atual situação. Para garantir o controle de documentos, automatizando a distribuição e acessando rapidamente qualquer informação, seguindo as indicações da ISO 9001:2015, você precisa de uma plataforma robusta que promova a conformidade com as normas e as políticas, garantindo distribuição de padrões e instruções de trabalho, registro e controle de não conformidades e a notificação de ações corretivas e preventivas. Por que escolher a plataforma da W3K para Gestão da Qualidade? Impulsionamos a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Com plataformas ECM/BPMS, online e configuráveis a modelos de negócio, apoiamos empresas com volume intenso de documentos e processos sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade. Além disso, com a nossa plataforma Greendocs, sua empresa tem acesso aos alertas sobre as datas das auditorias e necessidade de revisão dos documentos. Da mesma forma, é possível:Elaborar planos de ação com mais eficiência;Adicionar cartões de observação HSE;Criar, atualizar a acompanhar relatórios de acidentes / incidentes;Elaborar formulários para análise de riscos e observação comportamental;Controle de evidências de registros de processos;Acompanhar eventos de revisão do sistema de gestão com análise crítica com levantamento de resultados do SGI;Aplicação e acompanhamento de KPIs;Criação e compartilhamento de Atas de Reunião. Quer saber mais? Fale com a nossa equipe.

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