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Assinatura Digital, ECM/GED | Documentos, Todos

Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos; A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil; Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

ECM/GED | Documentos, Todos, W3K Tecnologia

BPO para Plataforma de Gestão de Conteúdo Corporativo?

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Governança, escalabilidade na gestão e fluidez na rotina das empresas são pilares de uma história de sucesso. O trajeto para que uma organização se mantenha competitiva em um mercado que se transforma a todo instante é baseado em tecnologia e metodologias que otimizam pessoas e processos. Não estamos falando apenas de plataformas e recursos tecnológicos que, claro, são essenciais na construção desse percurso, mas sim do suporte e acompanhamento especializado que deve vir com essa proposta de inovação. Chamamos de Business Process Outsourcing (BPO) a terceirização de processos de negócios que usam intensamente a tecnologia da informação. Dessa forma, para garantir o sucesso do cliente, podemos disponibilizar profissionais BPO a fim de que deem todo suporte necessário para o bom andamento do projeto. O ciclo de vida de um processo de excelência na gestão é nutrido e implementado por profissionais que auxiliam antes, durante e depois da jornada. Esse é o cenário ideal para a transformação digital impulsionar qualquer negócio, independente do seu setor ou porte. BPO: terceirizando etapas da gestão O BPO é uma alternativa para que as organizações aumentem produtividade e diminuam riscos, entre outros benefícios, terceirizando algumas etapas da gestão da empresa. Dessa forma, especialistas nas mais variadas áreas canalizam energia para gerir processos que não estão ligados diretamente à atividade principal da empresa, mas que precisam ser realizados com excelência para o bom andamento do ecossistema como um todo. Mas, quem são esses especialistas e como contratá-los? Profissionais BPO para plataforma ECM/GED Vamos mostrar alguns exemplos de profissionais que podem ser BPO: Os analistas de sistema podem ser BPO dedicado ao cliente. Tratam de novas demandas e alteram os processos atuais, são responsáveis por receber as solicitações dos clientes que já utilizam a plataforma, além de analisar e implementar recursos. Assim, com o assistente de informação, o encarregado da digitalização, da indexação de documentos, além dos profissionais que coordenam o CDOC e taxonomia, fazem parte da lista de especialistas BPO. Igualmente, o Help Desk BPO também está disponível ao contratar uma plataforma robusta e eficiente como a da W3K, ou seja, essa equipe é responsável pelo suporte exclusivo para o cliente. Sistema ECM/GED da W3K Quando você investe em soluções que incluem profissionais da informação BPO, está garantindo a minimização dos riscos, focando em uma gestão otimizada e completa para documentos e processos. O período de treinamento deste profissional já qualificado será muito mais ágil. A W3K dispõe de analistas de negócio experts em ECM e BPM,em suporte e em HelpDesk, de acordo com o tipo de contratação que o cliente deseja. Com essa solução é possível reduzir horas técnicas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja onde mais precisam atuar, conforme os objetivos do negócio. Ademais, com o BPO da W3K é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e escalando produtividade. Para conhecer na prática como isso funciona, você pode solicitar uma apresentação online. Fale conosco.

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GRC: o que é, por que é importante e como gerir da forma certa

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GRC (Governança, Risco e Compliance) são três letras que podem modernizar muito a gestão de sua empresa. Vamos te ajudar a saber mais sobre esta sigla que tem estado entre as prioridades no radar dos gestores para os próximos anos. Não por menos: as áreas de Governança, Risco e Compliance, em um resumo muito breve, compõem a gestão do alinhamento das empresas às legislações, regras e normas que dizem respeito a seu setor de atuação; bem como à atenção que precisa ser dada aos riscos envolvidos no que tange às informações que circulam em seus ambientes físicos e digitais. Para que fique mais claro, e para que você entenda o alto grau de importância de cada uma destas metodologias, vamos item a item. GOVERNANÇA, A PRIMEIRA LETRA DA SIGLA Diz respeito à necessidade de orquestração entre processos, tecnologias, estratégias, métodos e pessoas das empresas. Gerir tudo isso de forma que cada componente de cada setor se alinhe à estratégia macro de atuação e colabore de maneira efetiva para a conquista dos objetivos traçados é parte fundamental do conceito de Governança, e isso é vital para todas as organizações. Com foco na qualidade, agilidade e ganho contínuo de produtividade, a Governança envolve questões como análise de KPIs, estabelecimento de regras e ações para melhoria contínua de processos, integração entre informações, atividades e setores, entre outros métodos voltados a estabelecer padrões de gestão que, de fato, contribuam para que as rotinas da companhia trabalhem em prol de seus resultados positivos. RISCOS, A SEGUNDA LETRA DA SIGLA Tratam, neste caso, do Gerenciamento de Riscos em específico. Se a Governança consiste em entregar subsídios para ajudar gestores a tomarem a melhor decisão para o negócio como um todo, aqui o foco é garantir que estas decisões, ou que outras ações, processos e formas de trabalho da empresa não se tornem perigos para a operação. Neste caso, processos, dados e tecnologias específicos são aplicados para ajudar a antever cenários potencialmente prejudiciais e também tomar as medidas adequadas para eliminar/mitigar tais riscos, além de auxiliar na construção de planos para gestão de riscos inevitáveis, ou seja: contar com a segurança da previsibilidade para que, se os riscos ocorrerem, possam ser absorvidos e tratados da melhor forma COMPLIANCE, A TERCEIRA LETRA DA SIGLA Neste item, a prioridade é garantir que os processos internos da empresa estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas). É um conceito ligado à Governança e ao Gerenciamento de Riscos, pois ajuda a assegurar que as decisões empresariais não violem as políticas internas e padrões estabelecidos pelas legislações, normas e diretrizes à qual a companhia está submetida, o que pode interferir nos objetivos de negócio e acarretar efeitos nocivos à organização. Com as ferramentas e processos bem ajustados às necessidades de Compliance, a empresa ganha maior segurança jurídica e eficiência operacional, ficando alinhada aos seus objetivos gerais (governança), assim como elimina diversos riscos provenientes de possíveis não-conformidades. BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA COMO UM TODO De um ponto de vista geral, ter uma estratégia eficaz de GRC ajuda a minimizar inconsistências entre diferentes setores, em uma visão que alinha a organização para atender a objetivos comuns, compartilhados entre os colaboradores, gestores, áreas e o board (ou seja, a organização de ponta a ponta). Com o apoio de sistemas especializados, gestores podem ter maior clareza na visão do negócio e na detecção de cada item importante para as tratativas dos conceitos englobados no GRC. E quando falamos em sistemas especializados, estamos falando em tecnologia que permita abordar informações e processos de forma organizada, abrangente, rastreável e com alto nível de confiabilidade e assertividade. Com base em políticas bem desenhadas de GRC, mais o suporte de tecnologias de reconhecida expertise nesta área, os gestores passam a ter os subsídios certos para tomar decisões, os indicadores e dados corretos para observar e projetar possíveis cenários, especialmente os potencialmente arriscados para algum ponto da operação, e manter o negócio alinhado às regras de seu setor, local e modelo de atuação. Tudo isso é possível, de forma centralizada e otimizada, com o apoio da tecnologia. A W3K é uma empresa especializada em soluções de gestão da informação, contando com expertise necessária para auxiliar grandes empresas e diversos segmentos em sua jornada de adequação, gestão e excelência em GRC. Temos diversos cases para compartilhar com você. Que tal conhecer e descobrir como podemos ajudar também o seu negócio? Entre em contato conosco para saber mais.

BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, Todos

Entenda a diferença entre ECM/GED e BPM

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ECM/GED e BPM são siglas que, apesar de poderem trabalhar integradas, gerando ainda mais valor às empresas, representam termos individuais, que precisam ser compreendidos. O que significa cada um deles, e quais as diferenças entre si? É o que vamos ver no post de hoje. Enquanto GED representa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, compreendendo plataformas capazes de melhorar a gestão de informações e documentações em empresas de todos os segmentos, o ECM é sigla para Enterprise Content Management e traduz soluções, estratégias e modelos para coleta, acesso, armazenamento, distribuição, gestão e mensuração de informações de uma organização, passando pelo gerenciamento do ciclo de vida de conteúdos dos mais diversos – de dados em documentos a planilhas de BI ou Excel, arquivos e imagens nas mais diversas extensões. E o BPM? Este é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, e passa por otimizar e trazer mais agilidade ao fluxo de atividades, possibilitando transformações reais e para muito melhor nos processos de departamentos ou de toda a empresa. São três nomenclaturas diferentes, mas que funcionam muito bem – cada uma individualmente, ou integradas entre si. Vamos explorar um pouco mais sobre elas. ECM e BPM na prática Na prática, plataformas de ECM podem reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos. Já o BPM dá foco à gestão sistemática e integrada dos ambientes, bem como das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio. Com soluções desta área, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Quando se agrega serviços às soluções, se tem, ainda, o BPMS, um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização, por meio do entendimento das demandas do público das organizações e alinhamento de suas estratégias ao atendimento de tais demandas, o que torna os processos, a atuação, a gestão e as entregas mais eficientes e assertivos. O que é ECM? Muitos se referem ao ECM (Enterprise Content Management) como uma metodologia. Embora isso não esteja totalmente incorreto, está incompleto. Mais do que isso, a sigla define uma combinação dinâmica de estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais. Para ficar mais claro, vamos a um exemplo: imagine que sua empresa precise assinar faturas e registrar arquivos. De forma manual, estas duas tarefas levariam muito tempo e poderiam trazer risco de erros e retrabalho, já que os documentos teriam de ser levados aos setores responsáveis, podendo ser perdidos, rasurados ou danificados. Então a solução é converter esse fluxo para um formato digital, certo? Quase! Na verdade, mais do que a simples digitalização do processo, é preciso, em primeiro lugar, identificar os gargalos e aplicar os conceitos e soluções de ECM para ampliar o poder de execução, controle e gerenciamento das informações durante seu ciclo de vida. Desta forma sim será possível melhorar a eficácia dos processos relativos a tais documentações, aumentando a produtividade e diminuindo riscos e custos. Mais sobre BPM… E também sobre BPMN e BPMS O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é responsável por sistematizar e facilitar processos organizacionais, provendo informações importantes sobre como os processos são executados e que melhorias podem ser aplicadas. O BPM foca em melhora contínua e permite que as organizações sejam mais eficientes. Além disso, as companhias se tornam mais assertivas. O BPM foca em alcançar os objetivos das empresas, independente do porte. Ele faz isso através de melhorias, gestão e controle de métodos para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar os fluxos. Os softwares responsáveis pela automação destas atividades são chamados de Business Process Management Suites, ou BPMS. A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.E o GED? O GED, como já pincelamos lá em cima, consiste na utilização de plataformas de tecnologia e metadados para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. Em linhas gerais, implantar uma plataforma GED em uma organização permite se conectar com um modelo digital de governança, centralizando a gestão da informação. Com a integração em uma plataforma robusta de documentos e fluxos desenhados para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor colaboração entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.ECM e BPMS em Compliance Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução completa de ECM/GED e BPM é garantir evidências ou mitigar riscos Independente de qual valor vamos mencionar aqui, é de qualquer forma um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Assim, com uma solução robusta e inteligente de ECM/GED integrada à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis por quem tem autorização. W3K: integração e flexibilidade com Greendocs Agora que você já conhece detalhes sobre GED, ECM, BPM e BPMS, vamos falar de uma plataforma que integra todos estes recursos e pode trazer muito mais produtividade, eficiência, agilidade, assertividade e poder de gestão a seus documentos e processos de negócio: o Greendocs.

Capx | Projetos, Todos

O que é PPM e por que ele é importante para a sua empresa?

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PPM é a sigla em inglês para Gestão de Portfólio de Projetos. Mas alguns podem perguntar: “o que isso quer dizer?”. Bem, o PPM pode ser um ponto de suma importância para organizações que lidam com diversos projetos, ou necessitam de alta performance no gerenciamento de seus projetos, com visibilidade das etapas e controle de processos e informações. Com o PPM, empresas podem centralizar sob uma única estratégia – ou solução – a gestão de todos os seus projetos, em um portfólio único. Em suma, a adoção desta estratégia ajuda o negócio a ter um controle mais assertivo dos projetos, assim como permite otimizar seus recursos para a realização de todos eles. Setores como indústria e engenharia (construção civil, por exemplo), são setores que mais confiam no PPM para a sua gestão, mas este modelo pode ser aplicado a diversos segmentos que lidam com projetos em sua estrutura de trabalho. Com o PPM, empresas podem organizar não apenas seus recursos para projetos em andamento, mas também a disponibilidade para a abertura de novos projetos, designando profissionais e subsídios disponíveis para sua realização e inclusão no portfólio. E para completar tudo, ele pode fornecer aos gestores da empresa a visão necessária para ver o estágio de cada projeto, e como ele pode ajudar na estratégia geral da empresa. Como o PPM pode ser decisivo para seu negócio? Segundo destaca o Project Management Institute, entidade internacional voltada ao PPM, a gestão de portfólio “faz a ponte entre estratégia e implementação”. Em outras palavras, ela ajuda gestores a garantir que os projetos certos estejam sendo realizados no tempo certo e alinhados com a expectativa da companhia sobre o seu investimento. Ideias de projetos podem ser as mais variadas, e ter uma gestão otimizada de quais deles são de missão crítica para a organização, levando em consideração recursos e tempo, é uma tomada de decisão importante. Alguns dos principais benefícios da gestão de portfólio de projetos é: – Alinhamento entre objetivos do projeto e da empresa. – Elimina decisões pessoais na gestão de projetos, ou seja, favorece os projetos que são benéficos para a organização como um todo. – Com uma estratégia focada em dados e indicadores, facilita a tomada de decisão na priorização de recursos entre diferentes projetos. – Amplia o foco da gestão para o plano geral da empresa, e não unicamente na gestão do projeto. – Fortalece a governança da informação e processos de todos os projetos a nível organizacional. Ter uma gestão otimizada e robusta de projetos é importante, mas ter uma visão consolidada de seu papel para a organização como um todo é um dos grandes diferenciais do PPM. Para isso, a W3K tem o Capx, solução para gerentes e planejadores de projetos de capital que já trouxe grandes resultados para empresas conceituadas no mercado nacional. Para saber mais sobre como as tecnologias da W3K podem contribuir para uma gestão ainda mais qualificada de seus projetos, entre em contato conosco.

ECM/GED | Documentos, Gestão de Contratos, LGPD, Todos

LGPD: dicas para conhecer melhor a lei e adequar sua gestão da informação

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Um dos assuntos que mais ocuparam a mente dos gestores de tecnologia da informação nas empresas em 2020 foi a Lei Geral de Proteção de Dados – a LGPD – que entrou em vigor em setembro de 2019. Criada para tutelar a privacidade dos usuários, a LGPD pode se aplicar de diferentes formas em cada tipo de negócio. O que é fato, porém, é que todo tipo de negócio terá que se adequar e ajustar suas políticas de gestão de informação, incluindo o tratamento de dados e documentos. Muitas vezes, uma empresa recebe mais informações do que necessita, e isso vale tanto para quem é funcionário, usuário externo ou cliente. Por isso, um contexto regulatório adequado e bem arquitetado é importante para garantir o compliance das operações às determinações da lei. Essa necessidade de uma política transparente e robusta de tratamento de dados abrange todos os estágios do manuseio da informação, do cadastro ou captura dos dados, passando pelo armazenamento e acesso, até o seu descarte. A aplicação da lei atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte, e obedece a alguns preceitos básicos como, propósito, compatibilidade, disponibilidade, transparência com o usuário, confidencialidade e segurança. Para saber mais detalhes sobre as definições da LGPD, acesse este outro artigo em nosso blog. TECNOLOGIA PARA SE ADEQUAR À LGPD Uma das principais saídas para adequar a gestão da informação de seu negócio à LGPD é empregar tecnologias para auxiliar nesta missão. Com sistemas que entreguem clareza de gestão e rastreabilidade das informações, é possível saber melhor de quem é o dado, como eles estão sendo tratados, assim como definir as regras e termos de utilização. Além disso, sistemas de gestão ajudam a garantir uma lógica de segurança baseada em processos, garantindo o acesso das pessoas certas às informações adequadas. Com o Greendocs, temos uma plataforma customizável e alinhada com as políticas de proteção de dados previstas na LGPD, com o foco na rastreabilidade das informações. Da classificação dos dados, passando por logs de toda a sua movimentação no sistema (alterações, fluxos e outros processos), a plataforma permite um controle abrangente das informações, contribuindo para o compliance das empresas com a LGPD. Além da tecnologia para sustentar as políticas de conformidade com a LGPD, a W3K apoia na gestão de processos que atendam aos requerimentos da lei, estabelecendo ambientes controláveis e auditáveis, com alta rastreabilidade das informações para garantir a governança das informações. Quer saber mais sobre como as soluções da W3K podem ajudar o seu negócio a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco!

BPM | Processos, Todos

Reengenharia de processos: otimize a sua gestão

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Em praticamente todos os setores de empresas, lidar com transformações é parte constante do trabalho. E quando falamos de negócios ou projetos de alta complexidade ou com diversas questões de compliance, ter uma gestão automatizada é fundamental. E, em muitos casos, para isso é necessário ter mecanismos como a reengenharia de processos. Estamos falando de um conceito derivado do termo Business Process Reengineering (BPR), que permite às organizações reduzir custos e aumentar a produtividade. Com a reengenharia, empresas tem uma metodologia dedicada ao redesenho dos fluxos de trabalho, com o foco no aumento da eficiência. O BPR tem uma relação direta com o BPM, funcionando como um mecanismo de melhoria da gestão de processos, entrando em ação quando a organização encontra a necessidade de redesenhar (ou como o termo indica, refazer a engenharia) seus processos e suas automações. Segundo Ralph Stair e George Reynolds, autores do livro “Princípios de Sistemas de Informação”, o BPR se define pela “readequação dos processos empresariais, das estruturas organizacionais, dos sistemas de informação, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da companhia”. Dentro deste modelo, existem dois tipos que se destacam, e que podem impactar o negócio positivamente: Reengenharia de sistema: Diz respeito à mudança na forma de processar a informação por meio de uma nova tecnologia ou automatizações de processos. Reengenharia de informação: Refere-se à adoção de hardware e softwares capazes de melhorar processos internos. Como você pode implementar a reengenharia para melhorar o seu negócio? Bem, segundo destaca o autor Thomas Davenport em seu livro “Reengineering Work Through Information Technology”, alguns passos devem ser observados. Segundo o autor, é importante identificar processos com gargalos, quais as tecnologias que podem solucionar estas dificuldades, e a partir disso desenhar novos modelos. Isso pode valer inclusive para empresas que já contam com uma arquitetura de processos e automatização. Contudo, com o apoio de parceiros especializados e a utilização de tecnologias dedicadas, empresas podem fazer essa adaptação da melhor maneira, com o uso de fluxos otimizados de informação, governança dos dados e indicadores que permitem acompanhar a eficiência na gestão escalável destes novos processos. A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em tecnologias de gestão da informação e gestão de processos (BPM), com foco na otimização do uso das informações dentro das empresas. Para saber mais sobre como sua organização pode ganhar com nossas inovações e know-how, entre em contato conosco.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos

Como contratar serviços de indexação de documentos?

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Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido. Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje. O que é indexar documentos? Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor. A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo. Como funciona a indexação de documentos? Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados. No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura. Por que contratar serviços de indexação? A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa. Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos. Como contratar serviços de indexação de documentos? Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma. Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação. Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Versatilidade ao unir ECM e BPMS A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio. Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI. Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

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