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Documentos Perdidos? Como Organizar Tudo com Segurança e Rastreabilidade
A desorganização documental pode gerar impactos negativos que vão desde retrabalho e atrasos até penalidades contratuais e riscos regulatórios.
Empresas que ainda utilizam processos manuais e descentralizados enfrentam desafios como dificuldade na busca de informações, perda de documentos e falta de controle sobre aprovações e versões.
De acordo com a IDC, colaboradores gastam até 30% do tempo procurando documentos, enquanto erros relacionados ao uso de versões desatualizadas representam 21% dos problemas de não conformidade em auditorias.
Neste contexto, a falta de um sistema estruturado compromete a eficiência operacional e aumenta os riscos financeiros e jurídicos.
Quer entender como estruturar um sistema de gestão documental eficiente?
Continue a leitura deste artigo e descubra como evitar perdas de documentos e garantir conformidade e segurança!
A importância da rastreabilidade documental
A falta de um sistema eficiente de rastreamento e armazenamento de documentos pode impactar diretamente a governança corporativa e a conformidade regulatória. Empresas que não possuem um fluxo estruturado enfrentam dificuldades como:
- Perda ou extravio de documentos, comprometendo processos contratuais.
- Uso de versões desatualizadas, gerando inconsistências e retrabalho.
- Acesso irrestrito a documentos sensíveis, aumentando riscos de segurança.
- Dificuldade em localizar documentos em auditorias e fiscalizações.
A solução para esses desafios está na digitalização e automação da gestão documental, garantindo que documentos estejam sempre organizados, seguros e facilmente acessíveis.
Greendocs: Solução completa para gestão documental
O Greendocs é uma plataforma de gestão documental e automação de processos, desenvolvida para proporcionar segurança, rastreabilidade e eficiência na administração de informações corporativas.
Com o Greendocs, as empresas podem digitalizar, armazenar, rastrear e gerenciar documentos estratégicos e contratos em um único ambiente, garantindo eliminação do papel, automação de processos de aprovação e controle completo sobre versões e acessos.
Entre suas principais funcionalidades estão:
- Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM) – Desde a criação até a renovação ou encerramento, o sistema garante transparência, validade jurídica e conformidade regulatória.
- Automação de fluxos de trabalho – Validações, aprovações, notificações de prazos e aditivos são automatizados, reduzindo a necessidade de intervenções manuais.
- Rastreamento e controle de versões – Elimina o risco de uso de documentos desatualizados, garantindo que todos acessem sempre a versão mais recente.
- Segurança da informação avançada – Com criptografia ao nível de storage, assegura proteção total dos dados e conformidade com normas de compliance.
- Acesso remoto seguro – Com controle de permissões e gestão centralizada, permite que usuários autorizados acessem documentos de qualquer lugar.
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4 Estratégias para organizar documentos com segurança e eficiência
1. Centralize documentos em um sistema único
Quando documentos ficam espalhados em e-mails, pastas locais e servidores descentralizados, o risco de perda e inconsistência aumenta significativamente. A falta de um repositório único compromete a produtividade e a segurança.
Como vimos, o Greendocs centraliza documentos estratégicos, garantindo rastreabilidade total e acesso seguro, eliminando o uso de papel e tornando a gestão documental mais eficiente.
2. Implemente versionamento para evitar erros
Sem um controle eficiente de versões, as equipes podem acabar trabalhando em documentos desatualizados, gerando erros operacionais e comprometendo decisões estratégicas.
Por exemplo, o Greendocs permite versionamento automatizado, garantindo que todas as alterações sejam registradas e apenas a versão mais atualizada seja utilizada.
3. Controle acessos para garantir segurança e conformidade
O acesso irrestrito a documentos sensíveis aumenta a vulnerabilidade da empresa a fraudes, vazamentos e uso indevido de informações estratégicas.
Com o Greendocs, é possível definir níveis de permissão personalizados, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou aprovar documentos.
4. Automatize auditorias e monitoramento de documentos
Empresas que ainda utilizam processos manuais para auditorias gastam tempo excessivo organizando evidências e conferindo documentos dispersos.
O Greendocs oferece dashboards customizados e relatórios detalhados, permitindo monitoramento em tempo real, facilitando auditorias e garantindo conformidade contínua.
Case de Sucesso: Como a Móveis Henn otimizou sua Gestão de Contratos
A Móveis Henn, uma das maiores indústrias moveleiras do Brasil, enfrentava desafios no gerenciamento de contratos, pois dependia de processos manuais e tramitação de documentos físicos, o que gerava atrasos e riscos de perda de informações.
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Com a implementação do Greendocs, a empresa obteve:
✔ Digitalização e centralização de todos os contratos, eliminando papel e garantindo rastreabilidade.
✔ Automação do fluxo de assinaturas, permitindo que contratos fossem finalizados mais rapidamente.
✔ Acesso remoto seguro e gestão centralizada, aumentando a produtividade da equipe.
“A solução trouxe bastante celeridade ao processo, pois precisávamos de uma ferramenta para agilizar nossos contratos. Temos fornecedores em todo o Brasil e, com a assinatura digital, conseguimos finalizar tudo de maneira mais rápida” – Larissa Hauschild, responsável pela gestão de contratos da Móveis Henn.
O resultado?
Mais agilidade, produtividade e segurança para a equipe, garantindo conformidade e eficiência operacional.
A gestão documental não pode ser vista apenas como uma necessidade operacional, mas sim como um diferencial estratégico. Empresas que adotam soluções inteligentes como o Greendocs garantem mais eficiência, conformidade e segurança, eliminando retrabalho e facilitando auditorias.
Sua empresa está preparada para eliminar a perda de documentos e garantir controle total sobre informações essenciais?