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4 Erros de compliance que sua equipe pode estar cometendo sem saber
O compliance vem ganhando cada vez mais espaço dentro das empresas, tornando-se um requisito essencial para a operação segura e sustentável dos negócios.
Em 2019, por exemplo, 97% das empresas já possuíam programas de conformidade, segundo um estudo da KPMG. Apesar desse avanço, 18% das empresas ainda não contam com uma estrutura dedicada para a gestão de compliance e, pior, 32% delas não têm recursos adequados para garantir que os programas implementados sejam executados corretamente.
Isso significa que, mesmo com políticas e diretrizes definidas, muitas organizações ainda falham na aplicação prática do compliance, colocando-se em risco sem perceber.
Falta de rastreabilidade, processos manuais e baixa segurança documental são alguns dos principais desafios enfrentados, tornando a conformidade um conceito presente na teoria, mas falhou na execução.
Mas como garantir que sua equipe não está cometendo erros que podem comprometer a governança e a segurança da empresa?
A seguir, exploramos os quatro principais erros de compliance e como corrigi-los antes que causem impactos irreversíveis.
O Compliance como pilar estratégico
Compliance não se resume apenas a evitar multas ou seguir normas regulatórias.
Ele é um mecanismo imprescindível para garantir eficiência operacional, tomada de decisão estratégica e integridade nos processos internos.
Quando bem estruturado, o compliance proporciona:
- Maior previsibilidade;
- Reduz riscos ;
- Fortalece a governança corporativa.
Isso permite que a empresa opere de forma sustentável e segura.
No entanto, o grande desafio está na sua implementação. Muitas empresas acreditam estar em conformidade, mas lidam com processos descentralizados, controles ineficientes e baixa rastreabilidade.
Logo, isso gera um efeito cascata, tornando auditorias mais difíceis, aumentando a vulnerabilidade a fraudes e dificultando o controle sobre documentos críticos.
Para garantir um compliance robusto e funcional, é importante eliminar erros operacionais que passam despercebidos no dia a dia.
A seguir, exploramos quatro falhas comuns que podem comprometer a segurança e a rastreabilidade da sua empresa, além de estratégias para corrigi-las antes que causem impactos negativos.
1. Falta de rastreabilidade e controle documental
Se a equipe não consegue rastrear facilmente quem acessou, alterou ou aprovou documentos críticos, há um problema grave de compliance.
Sem um sistema centralizado, arquivos podem ser manipulados sem registros claros, o que dificulta auditorias e compromete a transparência da empresa.
Solução: implementar um sistema de gestão documental automatizado, que registre todas as interações com os documentos e garanta rastreabilidade total.
2. Processos manuais e descentralizados
Trocas de e-mails, planilhas soltas e registros físicos tornam a conformidade uma tarefa complicada.
Sem um fluxo automatizado, a empresa perde o controle sobre aprovações e pode enfrentar dificuldades em auditorias.
Solução: utilizar workflows digitais e sistemas integrados, garantindo que aprovações sejam automáticas, documentadas e acessíveis para auditorias futuras.
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3. Falhas na gestão de acessos e permissões
O acesso irrestrito a documentos sensíveis aumenta o risco de vazamento de informações e fraudes internas.
Muitas empresas falham em definir níveis de permissão adequados, permitindo que qualquer colaborador visualize ou edite informações críticas.
Solução: adotar um sistema de controle de acessos baseado em perfis, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar documentos estratégicos.
4. Falta de atualização e monitoramento contínuo
Normas de compliance mudam constantemente, e não manter as políticas e processos atualizados pode levar a falhas graves.
Empresas que não revisam suas diretrizes regularmente correm o risco de não atender novas exigências regulatórias e enfrentar penalizações.
Solução: automatizar o monitoramento das políticas e revisar periodicamente processos internos, garantindo que a equipe esteja sempre alinhada às normas mais recentes.
Cultura de Compliance: O que isso quer dizer?
Ter processos bem estruturados e tecnologia avançada não é suficiente se a equipe não estiver engajada na cultura de compliance.
Muitos erros operacionais ocorrem por falta de conhecimento ou pela percepção de que seguir normas é um obstáculo à produtividade.
Para garantir que as diretrizes sejam seguidas corretamente, é essencial investir em treinamentos contínuos, comunicação clara e incentivos para boas práticas.
Criar uma cultura organizacional onde compliance seja visto como parte da rotina e não como uma burocracia adicional garante que as políticas sejam aplicadas de forma natural e eficaz.
Compliance sem complicação: Como evitar esses erros?
Para garantir conformidade sem expor a empresa a riscos, a tecnologia precisa ser uma aliada.
Empresas que adotam gestão documental automatizada, workflows digitais e controle de acessos eficaz reduzem em até 40% o tempo gasto em auditorias e minimizam o risco de penalizações.
Sua empresa está preparada para evitar esses erros?