ECM / Archiving
Sua empresa ainda depende de papel para gerenciar documentos críticos?
Retrabalho, perda de tempo e risco de não conformidade são consequências reais. Com a solução ECM/Archiving da W3K, você digitaliza, organiza e acessa tudo com segurança — em qualquer lugar.
Transforme seus arquivos físicos em arquivos digitais, com nossa tecnologia de gerenciamento em nuvem.
1. Digitalização de documentos físicos com qualidade garantida
Realizamos a preparação completa dos documentos: retirada de clipes, higienização, correção de amassados e organização. Utilizamos scanners de alta resolução para capturar os arquivos com nitidez, convertendo-os em PDFs coloridos ou em escala de cinza. Após o escaneamento, aplicamos tratamento de imagem que elimina páginas em branco, melhora o contraste e assegura que o conteúdo seja facilmente visualizado e arquivado de forma organizada e padronizada para uso digital.
2. Indexação inteligente e arquivamento digital com OCR
Após a digitalização, organizamos os documentos seguindo critérios técnicos como plano de classificação e tabela de temporalidade. Os arquivos são agrupados por processo, pasta ou dossiê, com indexação por tipo, data e descrição. Também aplicamos OCR Full Text, que permite buscas internas por palavras-chave. Isso garante acesso rápido, gestão mais ágil e estrutura documental confiável, atendendo requisitos legais, operacionais e de conformidade com auditorias.
3. Arquivamento físico seguro e descarte com protocolo técnico
Mesmo após digitalizados, os documentos físicos recebem acondicionamento correto em caixas ou pastas específicas. Garantimos a conservação do acervo, com controle de acesso e rastreabilidade. Para documentos elegíveis ao descarte, realizamos a destruição segura e emitimos laudo técnico. Durante todo o ciclo, a consulta aos documentos permanece disponível sob demanda, com garantia de organização física e apoio completo à gestão de arquivos legados.
4. Armazenamento em nuvem com tecnologia própria e segura
Usamos nossas plataformas próprias, como Greendocs e KeyDrive, para centralizar os documentos digitalizados em ambiente seguro. O acesso é rápido, com rastreabilidade, controle de permissões e versões. A solução elimina a necessidade de espaço físico, reduz custos e garante disponibilidade 24/7 de qualquer lugar. É uma infraestrutura escalável e aderente à LGPD, ideal para empresas que buscam governança, segurança e eficiência na gestão da informação.
5. Scanner de alta performance para grandes volumes documentais
Empregamos scanners profissionais que garantem digitalização em alta velocidade e qualidade, mesmo em grandes volumes. Nossos equipamentos capturam todos os detalhes dos documentos, preservando legibilidade e estrutura visual. Essa performance reduz o tempo de processamento e permite atender demandas com agilidade, mantendo a fidelidade do conteúdo original e preparando o material para uso em processos automatizados e sistemas de gestão documental.
Descubra quanto dinheiro sua empresa perde com documentos físicos
ROI comprovado com gestão documental eficiente
Estudos da Nucleus Research mostram que empresas que adotam soluções de gerenciamento de conteúdo alcançam resultados expressivos. Cada dólar investido retorna, em média, US$ 8,55 em benefícios operacionais. Além disso:
- Redução de até 70% no tempo de busca por informações
- Aumento de 36% na produtividade das equipes
- Diminuição de 80% no uso de papel e dados dispersos
Esses ganhos demonstram o impacto direto da digitalização na eficiência e na lucratividade empresarial.
Case de Sucesso: Grupo TB
Com mais de 17 milhões de documentos físicos, o Grupo TB confiou na W3K para digitalizar e transformar sua gestão documental. A adoção do Greendocs permitiu:
- Centralização dos arquivos em uma plataforma única
- Otimização do acesso e da busca por documentos
- Redução drástica no uso de papel e no espaço físico necessário
- Conformidade com o decreto 10.278/2020
O projeto envolveu treinamento da equipe de RH e CEDOC, capacitando mais de 8 mil colaboradores a operar com eficiência em um ambiente 100% digital.
Demonstração
Pronto para eliminar o papel e transformar a gestão documental da sua empresa?
Agende uma demonstração com nossos especialistas e veja como a solução ECM / Archiving da W3K pode digitalizar seus documentos, garantir conformidade e otimizar sua operação.