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Eliminando Papel no Dia a Dia: Como Digitalizar e Facilitar seu Trabalho
O uso excessivo de papel não é apenas um problema ambiental, mas também um grande obstáculo para a produtividade das empresas.
Dependência de documentos físicos leva a atrasos, extravios e dificuldades de organização, impactando diretamente a eficiência das equipes e a fluidez dos processos internos.
De acordo com um estudo da AIIM (Association for Information and Image Management), 80% dos processos empresariais ainda dependem de papel, mesmo quando existem alternativas digitais mais seguras e eficientes.
Isso se traduz em um grande desperdício de tempo e recursos, além de aumentar os riscos de perda de informações e dificuldades em auditorias.
Mas por que muitas empresas ainda não adotaram um modelo totalmente digital?
A resposta está na falta de um processo estruturado para digitalização e gestão documental. Muitas organizações até escaneiam documentos, mas continuam armazenando arquivos em locais descentralizados, sem controle de versões ou rastreabilidade.
A boa notícia é que digitalizar documentos não significa apenas substituir o papel por arquivos digitais, mas sim transformar a forma como a empresa gerencia e acessa informações, tornando tudo mais ágil, seguro e acessível.
Quais os benefícios da digitalização no ambiente corporativo?
A digitalização vai além da simples conversão de documentos físicos para digitais.
Quando feita corretamente, ela permite agilidade, segurança e conformidade, trazendo benefícios diretos para a operação da empresa.
Maior agilidade nos processos
Ao eliminar documentos físicos, a equipe ganha tempo e reduz atrasos. Documentos digitalizados podem ser acessados em segundos, sem necessidade de procurar pastas, gavetas ou arquivos físicos.
Redução de custos operacionais
Menos papel significa menos custos com impressão, armazenamento e transporte de documentos físicos. Além disso, evita gastos com reimpressões desnecessárias, perdas e extravios.
Segurança aprimorada
Documentos digitais são protegidos por criptografia, backups automáticos e controle de acessos, garantindo que informações sensíveis estejam sempre seguras. Isso evita fraudes, perdas e acessos não autorizados.
Sustentabilidade e conformidade
Adotar a cultura paperless reduz o impacto ambiental e facilita auditorias, garantindo que documentos estejam organizados e acessíveis sempre que necessário.
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Como digitalizar documentos de forma eficiente com o Greendocs?
A digitalização de documentos precisa ser feita de maneira estratégica. Não basta simplesmente converter papeis em PDFs – é essencial garantir organização, acessibilidade e segurança.
O Greendocs é um software de gestão documental e automação de processos, projetado para transformar documentos físicos em arquivos digitais organizados, rastreáveis e acessíveis em qualquer momento.
Passo a passo para eliminar o papel na empresa
1. Digitalização de documentos físicos
Antes de eliminar o papel, é essencial converter todos os documentos importantes em formato digital. Com o Greendocs, isso é feito de forma estruturada, garantindo que cada documento seja catalogado corretamente e não se perca no meio digital.
2. Centralização das informações
Não basta digitalizar – é preciso organizar. Muitas empresas armazenam arquivos em pastas soltas, dificultando a busca. O Greendocs centraliza todas as informações em um único repositório seguro, acessível para os usuários autorizados.
3. Busca instantânea e organizada
Depois de digitalizar, a empresa precisa garantir que os documentos possam ser encontrados facilmente. O Greendocs permite buscas avançadas por palavras-chave, data, autor, tipo de documento e outros filtros, facilitando a localização de qualquer arquivo em segundos.
4. Automação do fluxo de aprovações
A digitalização permite automatizar processos que antes dependiam de papel. Com assinaturas digitais, fluxos de aprovação e notificações automáticas, a empresa ganha eficiência e reduz tempo gasto com burocracia.
5. Segurança e conformidade garantidas
Com o Greendocs, a empresa tem controle total sobre quem pode acessar, editar e aprovar documentos. Isso evita fraudes, acessos indevidos e garante que a organização esteja sempre em conformidade com normas regulatórias.
Evite os erros mais comuns ao digitalizar documentos
Muitas empresas tentam digitalizar documentos, mas cometem erros que podem comprometer a eficiência da gestão documental. Aqui estão alguns problemas comuns e como evitá-los:
Não organizar os documentos antes da digitalização: converter arquivos físicos em digitais sem uma estrutura clara pode gerar mais confusão do que solução. Organize, categorize e nomeie corretamente os documentos antes de digitalizá-los.
Armazenar arquivos digitalizados em locais descentralizados: usar pastas em servidores locais ou e-mails para guardar documentos digitalizados dificulta a busca e a rastreabilidade. Utilize um sistema centralizado como o Greendocs para garantir que os arquivos estejam sempre acessíveis.
Não definir permissões de acesso: um erro grave é permitir que qualquer pessoa possa modificar documentos sensíveis. Com o Greendocs, é possível definir diferentes níveis de acesso para garantir a segurança das informações.
Não manter backups automáticos: mesmo arquivos digitais podem ser perdidos se não houver uma política de backup eficiente. O Greendocs realiza backups automáticos para garantir que nenhum documento seja perdido.
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Resultados comprovados: O impacto da digitalização
🔹 Redução de 50% no tempo gasto com documentos físicos – Processos mais ágeis e organizados.
🔹 Eliminação de até 80% do uso de papel – Adoção da cultura paperless e redução de custos operacionais.
🔹 Menos falhas e perda de informações – Maior controle e rastreabilidade dos documentos.
🔹 Maior eficiência e segurança na rotina de trabalho – Todos os documentos disponíveis digitalmente em segundos.
Além da redução de custos e otimização do tempo, a digitalização permite que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas, sem perder tempo com processos manuais.
Digitalização é produtividade!
Se sua empresa ainda sofre com processos manuais e dependência de documentos físicos, é hora de dar o próximo passo rumo à transformação digital. A digitalização não apenas facilita o dia a dia das equipes, mas também garante mais eficiência, segurança e conformidade.
O Greendocs é a solução ideal para empresas que querem eliminar papel, organizar documentos e garantir acessibilidade instantânea a qualquer informação.