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3 motivos pelos quais sua equipe perde horas com documentos – e como resolver isso
De acordo com estudos recentes da McKinsey, aproximadamente 30% do tempo dos profissionais em posições gerenciais é desperdiçado em tarefas relacionadas ao gerenciamento manual de documentos.
Esta estatística alarmante reflete uma realidade enfrentada por inúmeras empresas brasileiras: a falta de digitalização adequada continua sobrecarregando equipes inteiras e comprometendo a produtividade geral das organizações.
Você já parou para analisar quanto tempo sua equipe dedica à gestão de documentos?
Essa reflexão se torna ainda mais relevante quando consideramos o mercado atual, onde a agilidade operacional pode ser o diferencial competitivo entre o sucesso e o fracasso empresarial.
Neste artigo, vamos explorar três motivos fundamentais pelos quais sua equipe provavelmente está perdendo horas preciosas com documentos, e como a transformação digital pode ser a solução para esse desafio.
Boa leitura!
1. A armadilha dos processos manuais e físicos
O primeiro e talvez mais evidente motivo pelo qual sua equipe perde tempo com documentos está relacionado à dependência de processos manuais.
Quando analisamos empresas que ainda não adotaram soluções digitais para gestão documental, identificamos um padrão preocupante: a tramitação física de documentos continua sendo uma realidade.
Segundo o Instituto IDC, empresas que mantêm processos documentais físicos gastam, em média, 60% mais tempo em tarefas relacionadas à documentação quando comparadas a organizações que já implementaram soluções digitais completas.
Este dado evidencia o impacto direto dos processos manuais na produtividade organizacional.
As consequências práticas dessa dependência de processos físicos incluem:
- Tempo excessivo gasto com impressão e digitalização de documentos;
- Atrasos significativos em aprovações que dependem de múltiplos signatários;
- Deslocamento físico de documentos entre departamentos ou unidades;
- Risco constante de perda ou extravio de documentos importantes;
- Dificuldade em acompanhar o status atual de cada documento.
A mudança digital desses processos representa uma oportunidade clara de recuperar tempo produtivo e redirecionar o foco da equipe para atividades estratégicas.
2. Descentralização das informações e dificuldade de acesso
O segundo motivo importante que compromete a eficiência das equipes é a descentralização das informações.
Mesmo quando as empresas já possuem algum nível de digitalização, frequentemente os documentos encontram-se dispersos em múltiplos sistemas, drives compartilhados, e-mails ou, no pior cenário, em computadores individuais.
Como destacam muitos gestores, mesmo com arquivos em nuvem e digitalizados, frequentemente ainda dependemos do fator humano para a gestão.
O ideal é centralizar todos os processos em uma solução única, trazendo todos os documentos para um único ambiente, evitando assim eventuais perdas de informação.
Esta descentralização cria uma série de ineficiências operacionais.
Além do tempo perdido, a fragmentação da informação também gera:
- Inconsistências nas versões dos documentos utilizados;
- Duplicação de esforços quando múltiplas pessoas trabalham no mesmo documento sem conhecimento mútuo;
- Dificuldade em estabelecer um histórico confiável de alterações e aprovações;
- Riscos à segurança da informação devido ao acesso não controlado;
- Obstáculos para implementação de políticas de compliance e governança.
A centralização em uma plataforma única, como a solução adotada pela Móveis Henn, permite que todos os envolvidos trabalhem com as mesmas informações, eliminando redundâncias e garantindo a integridade dos dados.
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3. Ausência de automação nos fluxos de trabalho
O terceiro fator determinante para a perda de eficiência está relacionado à falta de automação nos fluxos de trabalho documentais. Mesmo em empresas que já possuem documentos digitalizados e relativamente organizados, a ausência de fluxos automáticos de aprovação, notificação e controle de prazos acaba criando gargalos operacionais significativos.
No contexto organizacional, a transformação digital pode ser evidente. A implementação de soluções adequadas traz celeridade aos processos, permitindo que empresas com operações distribuídas geograficamente consigam finalizar contratos e documentos de maneira muito mais rápida através da assinatura digital.
Sem automação, equipes gerenciais enfrentam desafios como:
- Monitoramento manual de prazos e datas importantes;
- Necessidade de envio individualizado de lembretes para revisões e aprovações;
- Dificuldade em manter registros atualizados sobre o status de cada documento;
- Incapacidade de identificar gargalos nos processos documentais;
- Sobrecarga administrativa em detrimento de atividades estratégicas.
A implementação de fluxos automatizados, com alertas programados, dashboards de acompanhamento e processos predefinidos, libera o potencial produtivo da equipe e permite que os gestores foquem nas decisões realmente estratégicas para o negócio.
A Solução Integrada: Transformação digital dos processos documentais
Diante dos três motivos apresentados, fica evidente que a solução para recuperar o tempo perdido com documentos passa necessariamente pela transformação digital completa dos processos documentais.
Mas o que isso significa na prática?
A W3K, especialista em governança da informação para o ambiente corporativo, tem ajudado centenas de organizações a superar esses desafios através de soluções integradas de gestão documental.
Através da implementação do software GREENDOCS, empresas conseguem centralizar todo o ciclo de vida de seus contratos em uma única plataforma, que oferece recursos como:
- Assinatura eletrônica com validade jurídica, eliminando a necessidade de tramitação física
- Centralização de todos os documentos em um ambiente seguro e acessível
- Automação dos fluxos de trabalho, com notificações e alertas programados
- Controle de versões, garantindo que apenas os documentos atualizados sejam utilizados
- Dashboard personalizado para monitoramento em tempo real do status dos contratos
- Rastreabilidade completa do ciclo de vida documental
Os resultados desta transformação são mensuráveis.
De acordo com dados do mercado, empresas que implementam soluções completas de gestão documental observam um aumento médio de 30% na produtividade das equipes envolvidas com documentos, além de uma redução de até 80% no tempo de processamento de documentos que exigem múltiplas aprovações.
Empresas que implementam estas soluções geralmente observam melhorias significativas na produtividade.
A capacidade de gerenciar contratos com muito mais agilidade representa uma vantagem competitiva importante em um mercado cada vez mais dinâmico.
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Case de Sucesso: Móveis Henn
A Móveis Henn, uma das maiores indústrias moveleiras do Brasil, com sede na cidade de Mondaí, em Santa Catarina, utiliza a ferramenta GREENDOCS para realizar a gestão de seus contratos.
Antes da implantação do sistema, todo o fluxo de assinaturas de contratos na organização era feito de forma manual, com a tramitação de documentos físicos, o que acarretava uma demora maior nos processos de assinatura e na avaliação dos contratos.
Como relata Larissa Hauschild, responsável pela gestão dos contratos:
“Somente após todos os envolvidos assinarem é que a via digitalizada ficava disponível”.
Diante dessa demora, a empresa precisava de uma ferramenta para gerenciar o ciclo de vida de seus contratos com fornecedores e possibilitar a assinatura eletrônica das partes envolvidas.
“Por mais que já tivéssemos os arquivos em nuvem, digitalizados, dependíamos do fator humano para a gestão. Por isso queríamos centralizar todos os processos em uma solução única”, observou Larissa.
Com o GREENDOCS, o que antes era manual passou a ser automatizado, e o processo de assinatura contratual tornou-se totalmente eletrônico.
A empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação do software da W3K.
“A solução trouxe bastante celeridade ao processo, pois precisávamos de uma ferramenta para agilizar nossos processos. Temos contratos em todo o Brasil e com a assinatura digital conseguimos finalizar tudo de maneira mais rápida”, finalizou Larissa.
À medida que nos aprofundamos na era digital, a permanência em processos documentais manuais, descentralizados e não automatizados deixa de ser apenas uma ineficiência operacional para se tornar um verdadeiro risco estratégico.
Os três motivos explorados neste artigo – processos manuais, descentralização das informações e ausência de automação – representam desafios que podem ser superados através de uma abordagem integrada de transformação digital.
Para gerentes e coordenadores que buscam otimizar o desempenho de suas equipes, a mensagem é clara: investir em soluções robustas de gestão documental não é mais uma opção, mas um imperativo estratégico para manter a competitividade no cenário empresarial contemporâneo.
Sua organização também pode garantir maior agilidade e segurança para seus projetos e processos.