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ERP + Automação: Agilize Aprovações e Reduza Erros Sem Depender de E-mails
A dependência excessiva em e-mails para aprovações e solicitações gera gargalos operacionais críticos nas empresas. Para as equipes internas, isso significa longas esperas, erros frequentes de registro e dificuldade crônica de rastrear processos.
Nesse cenário, a integração da automação aos sistemas ERP, eliminando o uso dos e-mails para controle e aprovação, representa uma solução poderosa e eficaz.
Burocracia Digital – O Custo Invisível da Lenta Aprovação de Processos
Você já enfrentou uma situação em que uma aprovação crítica ficou parada por dias simplesmente porque um e-mail urgente foi esquecido na caixa de entrada de alguém?
Este é um cenário, infelizmente, típico na realidade das organizações atuais. Apesar das promessas da digitalização, muitas empresas vivem ainda o drama das “aprovações via e-mail”
Uma pesquisa do McKinsey Global Institute revela que o trabalhador médio gasta cerca de 28% da semana de trabalho gerenciando e-mails, o que equivale a aproximadamente 11 horas em uma semana de 40 horas. (Fonte)
Um estudo da Carleton University descobriu que os funcionários passam, em média, um terço de seu tempo de trabalho lendo e respondendo e-mails, e 30% relatam que frequentemente perdem informações importantes no meio da comunicação. (Fonte)
O objetivo central deste artigo é fornecer clareza sobre os problemas da aprovação via e-mail e mostrar detalhadamente como uma integração automatizada com o ERP é capaz de resolver tais desafios, melhorando o desempenho geral da empresa.
O Drama dos Processos Manuais: Por que seu ERP ainda depende de e-mails?
Muitas empresas adotam ERPs robustos na esperança de maior organização e produtividade, porém continuam parcialmente dependentes de rotinas via e-mails, especialmente nas etapas de aprovações.
Entre os principais desafios observados, destacam-se:
1. Aprovações lentas e ineficientes
Usar e-mails para acompanhar pedidos internos pode parecer prático, mas pesquisas indicam que aproximadamente 30% dos funcionários admitem não ler e-mails enviados pelos empregadores.(Fonte)
2. Falta completa de rastreabilidade
Sem um sistema claro e automatizado, torna-se difícil rastrear aprovações anteriores, dificultando auditorias e compliance. Aproximadamente 51% das organizações relatam que documentos são frequentemente arquivados de forma inadequada ou perdidos. (Fonte)
3. Alta incidência de erros de registro
O processo manual é altamente suscetível a erros de digitação e inserção incorreta de informações. A taxa média de erro na entrada manual de dados pode chegar a 4%. (Fonte)
4. Trabalho duplicado e custos elevados
O retrabalho é inevitável quando há múltiplos passos manuais dispersos. A IDC estima que empresas podem perder entre 20% e 30% da receita anual devido a ineficiências operacionais. (Fonte)
Além de comprometer a eficiência dos processos, essas falhas impactam diretamente a rotina dos times operacionais, tornando tarefas simples mais demoradas e suscetíveis a erros. Esse cenário afeta áreas estratégicas como financeiro, compras e compliance, dificultando a tomada de decisões e aumentando custos desnecessários.
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O Caos do Dia a Dia: Como a falta de automação afeta a rotina da equipe?
A ausência de automação nos processos internos impacta diretamente diversos setores da empresa, tornando operações mais lentas, aumentando custos e comprometendo a eficiência organizacional. As áreas mais afetadas incluem financeiro, compras e compliance, onde a falta de um fluxo automatizado gera atrasos e retrabalho constante.
Área Financeira
A aprovação e lançamento de pagamentos e notas fiscais ainda dependem, em muitos casos, de e-mails e planilhas, resultando em processos demorados e suscetíveis a erros. Atrasos nessas operações podem comprometer o fluxo de caixa e gerar custos desnecessários com multas e juros.
- Demora na aprovação de pagamentos, afetando prazos e fornecedores.
- Erros frequentes no registro manual, dificultando auditorias e controle financeiro.
- Custos operacionais mais altos, devido à ineficiência do processo.
Empresas que mantêm processos financeiros manuais enfrentam custos operacionais significativamente mais altos em comparação às que adotam a automação. Estudos indicam que o processamento manual de contas a pagar pode custar entre US$12 a US$35 por fatura, enquanto a automação reduz esses custos consideravelmente. (CASO Document Management)
Departamento de Compras
A homologação de fornecedores e a aprovação de pedidos podem se arrastar por dias ou até semanas devido a trocas intermináveis de e-mails e conferências manuais. Esse processo moroso reduz a competitividade e pode resultar na perda de boas oportunidades de negociação.
- Aprovações demoradas, impactando prazos e contratos com fornecedores.
- Dificuldade em consolidar informações, aumentando o risco de retrabalho.
- Menor poder de negociação, devido à demora na tomada de decisão.
A automação dos processos de compras pode reduzir significativamente o tempo de aprovação de cotações e pedidos. Empresas que implementam soluções automatizadas relatam uma diminuição de até 50% no ciclo de compras. flowforma.com
Times de Qualidade e Compliance
A gestão documental e os processos de conformidade exigem rastreabilidade e controle rigoroso. No entanto, sem um fluxo automatizado, esses setores precisam lidar com um grande volume de tarefas manuais, aumentando a probabilidade de erros e comprometendo auditorias.
- Dificuldade no controle de documentos, dificultando auditorias internas.
- Aumento da carga operacional, exigindo mais tempo para revisões manuais.
- Maior risco de não conformidade, gerando multas e penalidades regulatórias.
Empresas que não automatizam seus processos de compliance enfrentam uma carga administrativa significativamente maior. Estudos mostram que processos manuais aumentam o risco de não conformidade e as penalidades associadas. (Fonte) A implementação de sistemas automatizados nessas áreas não apenas melhora a eficiência operacional, mas também reduz custos e minimiza riscos associados a erros humanos e não conformidades.
Área de Contratos
A gestão eficiente de contratos é crucial para o sucesso de qualquer organização. No entanto, processos manuais podem levar a atrasos, erros e falta de conformidade legal. A automação surge como uma solução eficaz para mitigar esses desafios.
- Redução de erros humanos – A automação minimiza falhas comuns em processos manuais, como erros de digitação e perda de documentos, garantindo maior precisão nos contratos.
- Eficiência operacional – Processos automatizados agilizam a criação, revisão e aprovação de contratos, liberando a equipe para focar em atividades estratégicas.
- Conformidade e segurança – Sistemas automatizados asseguram que os contratos estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis e armazenados de forma segura.
Empresas que implementaram a automação na gestão de contratos observaram uma redução significativa no tempo de montagem de documentos, além de melhorias na eficiência operacional e na segurança das informações. (Fonte)
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Greendocs + ERP: Transformando Processos Manuais em Fluxos Ágeis e Inteligentes
A substituição dos e-mails por fluxos automatizados dentro do ERP exige mais do que uma simples integração. Para que a mudança realmente traga ganhos operacionais, é necessário um sistema que permita controle total das aprovações, rastreabilidade transparente e redução de erros humanos.
O Greendocs é uma solução especializada que atende a essas necessidades, eliminando processos manuais e oferecendo uma abordagem estruturada para garantir que todas as etapas de aprovação ocorram de maneira eficiente e segura.
Como o Greendocs resolve os problemas identificados?
Aprovações rápidas e organizadas
O Greendocs substitui as trocas de e-mails por fluxos automatizados, onde cada solicitação segue um caminho pré-definido com prazos e responsáveis claros. Isso elimina gargalos e evita que pedidos fiquem parados por falta de resposta.
Rastreamento completo de aprovações
Cada etapa do processo é documentada dentro do sistema, permitindo auditorias detalhadas e total transparência. O histórico de aprovações fica acessível a qualquer momento, evitando a perda de informações e facilitando o compliance.
Redução de erros e retrabalho
A integração do Greendocs com o ERP garante que todas as informações inseridas sejam validadas automaticamente, eliminando erros comuns em processos manuais, como dados inconsistentes ou aprovações feitas com base em informações desatualizadas.
Automação inteligente e parametrizável
O sistema permite que a empresa defina regras específicas para cada tipo de solicitação, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam aprovar determinados pedidos, além de criar notificações automáticas para evitar atrasos.
Automação Inteligente – O Fim da Caixa de Entrada Como Centro de Processos
Eliminar e-mails dos fluxos internos vai além de uma simples melhoria administrativa, tornando-se uma estratégia crucial para alcançar maior eficiência e competitividade no mercado. Ao integrar a automação ao ERP, como a solução oferecida pelo Greendocs, os benefícios se tornam evidentes rapidamente.
Com a automação, os prazos são significativamente reduzidos, permitindo que as tarefas sejam concluídas de maneira mais ágil. Além disso, a minimização de erros contribui para processos mais precisos e confiáveis, resultando em maior produtividade. A transparência nas operações também é ampliada, proporcionando um controle eficaz sobre a conformidade e as auditorias, o que garante um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.